Електронна точкова система: как работи?

изпълнете контролна точка това е много разпространено в компаниите и използването на електронна система за отчитане на работното време е един от няколкото начина за извършване на това управление на отработените часове. Чрез точковия контрол цялата информация за работен ден на служителите се извличат, като напр извънреден труд, отсъствия, закъснения, надбавки и т.н., които са фактори, които оказват влияние върху заплатите. Извършването на това проследяване служи главно за гарантиране на правата на работниците и компанията.

Въпреки това, въпреки че тази практика е широко възприета в бразилските компании, все още има много организации, които се сблъскват с трудности както при избора как да контролират точките, така и при управлението на съчетанията на служителите и извличането на необходимата информация за извършване на плащания, отстъпки и т.н. Мислейки за това, моята работа създаде тази статия, която обединява основните начини за контрол на присъствието на работното време на вашите служители и обработката на тези точки с електронна система за присъствие на работното време.

Продължете да четете, за да научите повече!

Какво е точков контрол?

Преди да разберем видовете система за отчитане на работното време, е важно да разберем какво представлява отчитането на работното време.

Отчитането на работното време не е нищо повече от записване на работното време на служителите, тоест отбелязване на времето за влизане, почивка, връщане от почивка и време на излизане на служителите, за да се записват часовете, които съставляват ежедневната работа. Правилното извършване на това проследяване гарантира правилното функциониране и организация на компанията.

В Бразилия тази практика започна да се възприема след създаването на Консолидацията на трудовите закони, която регулира работното време на служителите, което принуди компаниите да се адаптират към определенията за часовник.

Важно е да запомните, че много компании все още срещат трудности при внедряването и управлението на контрола на времето и присъствието в ежедневната си работа и това се дължи главно на липсата на ефективна система или платформа, тъй като всяка компания трябва да оцени най-добрите решение за управление на времето. точков запис на служителя.

Видове управление на точки

Преди задължителния по закон контрол върху работното време на служителите, компаниите използваха по-прости методи за тази практика. В момента обаче този контрол претърпя няколко промени, благодарение на напредъка на технологиите, което доведе до появата на няколко различни вида инструменти за наблюдение и управление на графици.

Отчитането на работното време като цяло работи по много прост начин: времето за влизане и излизане на всички служители трябва да се записва с помощта на часовници или друго специално оборудване за този запис. Тук сме събрали основните типове съществуващ точков контрол:

• ръчна точка: характеризира се като ръчно управление на пункта, обикновено се извършва в тетрадка или каталог, в който служителите записват часовете за влизане, обяд и излизане. Въпреки спазването на законовите разпоредби, този метод е един от най-малко сигурните начини за контрол на работното време, тъй като е възможно лесно да се измами графикът и да се допуснат грешки при проверка на информацията.
• картографска точка: това е първият изобретен часовник и работи чрез карта, на която машината отпечатва времето, служителят просто я вкарва в устройството. За малки компании или компании с малко служители този метод все още може да бъде добро решение, но все още е старомодна система. Точките за проверка и обработка в този модел за записване на точки също са обект на измами и оперативни и третиращи грешки, които могат да причинят проблеми при приключване на ведомостта и дори в трудовия съд.
• Електронен часовник: електронният часовник е по-съвременен модел за отчитане на работното време, различен от представените досега методи. Също известен като REP, електронният часовник е устройство, което обикновено е на стената на компаниите, за да го следят служителите. Той може да извърши регистрацията чрез карта, парола или биометрични данни (което е най-често срещаният метод). Съществува обаче необходимост от допълнителна система за събиране на записани данни.
• Алтернативен точков контрол или електронна точкова система: в този случай регистрацията не се извършва на физически часовници, а на онлайн електронна система за отчитане на работното време, която премахва необходимостта от специфични устройства. Има много по-голямо разнообразие от форми на часовник, тъй като тези електронни системи за часовник могат да се използват на компютри, мобилни телефони, таблети и т.н. По този начин всички събрани данни се съхраняват директно в системата за електронни точки и обработката на точките също се извършва от тази система.

Как работи онлайн системата за електронни точки за служителите?

Много служители са донякъде резистентни към по-модерните системи за часовник, които позволяват онлайн часовник, или поради трудността при адаптиране към по-технологична система, или поради липсата на ресурси за записване на часовници, като мобилен телефон или компютър. В този случай мениджърите са отговорни за запознаването на професионалистите с предимствата и ползите, които електронната система за отчитане на работното време може да донесе в ежедневната им работа.

Какво казва законодателството относно онлайн системата за електронни точки?

Има два конкретни закона, които регулират приемането на електронна система за отчитане на работното време: закони 1510/2009 и 373/2011.

Наредба 1510, създадена през 2009 г., определя, че фирмите с повече от 20 служители са длъжни да извършват отчет на работното време с електронна система за отчет на работното време (SREP). вече Наредба 373 на Министерството на труда (MTE), създаден през 2011 г., е създаден в лицето на промените на пазара на труда, които изискват актуализиране на начините за контрол на часовете на служителите на компанията и регулиране на тези методи за контрол, за да донесе ползи както на професионалистите, така и на компаниите. организации. Като цяло, втората наредба определи, че други форми на часовник могат да бъдат възприети от компаниите, стига да спазват определенията и правилата на първата наредба.

Наредба 373, следователно, регламентира електронните онлайн системи за отчитане на работното време и други алтернативни точки, поради новите технологии за управление на работното време. Така според закона компаниите могат да приемат електронни системи за отчитане на работното време онлайн, при условие че това приемане е установено в колективен трудов договор. Законът също така определя, че компаниите не могат да изискват от служителите да имат разрешение от началниците да планират извънреден труд или да забраняват на служителите да записват времето, независимо от ситуацията.

Алтернативните модели за часовник, като например системата за онлайн часовник, трябва също да отговарят на следните изисквания:

• идентифициране на всички служители и компании;
• имат централно съхранение на информация и данни, което е защитено и позволява заявки;
• предлагат лесен и удобен достъп както на служители, така и на мениджъри на работното място;
• разрешаване на заявки за графици, годишен отпуск и записано работно време.

Защо да използвам електронната точкова система в моята компания?

Електронната точкова система е решение, което предлага много повече сигурност и практичност в ежедневието на фирмите. Пример за тази практичност е достъпът до информация: ако компанията се нуждае от данни за часовете на влизане и излизане на конкретен служител, много по-лесно е да ги консултирате чрез електронна система, отколкото да ги търсите в график или кредит карта. ръчна точка, нали? Това прави електронната система за присъствие идеалното решение за контрол на присъствието и съхранение на информация.

В допълнение, контролиране на работното време, извънреден труд, отсъствия и правенето на надбавки на служителите е много по-лесно, когато се използва електронна система за времеви интервали, отколкото когато се използва ръчен запис на часови интервали, което в крайна сметка генерира повече работа и риск от грешки. Електронната точкова система извършва автоматизирани срещи за влизане и напускане на служителите и прави процеса на приключване на заплатите много по-гъвкав и точен.

Прилагането на тази технология във вашия бизнес е добра стратегия за внасяне на повече практичност в управлението рутините на отдела за персонал и човешки ресурси.

А как да внедрим електронната точкова система във фирмата?

Както споменахме по-рано, всяка компания има своите особености и това е решаващо, когато се решава коя е най-добрата електронна система за отчитане на работното време за организацията. Мениджърът или лицето, отговорно за избора на това решение, трябва да има яснота в съзнанието си коя технология ще се използва, като се вземат предвид някои вътрешни критерии, като например броя на служителите в организацията, работното място на всеки служител, кои са определящите фактори за избор на решение за точков контрол и др.

Ако определящ фактор за избора е цената, отговорникът трябва да потърси алтернативи, които са с най-добро съотношение цена-полза за компанията, независимо от модела на регистрация (биометрична или картова например). Ако определящият фактор е безопасността, от друга страна, биометрична система или онлайн може да бъде добра алтернатива. Когато определящият фактор е сигурността и възможността да се позволи на служителите да записват часовника без необходимост от физически часовник, със сигурност най-добрата алтернатива е онлайн контрол на точките.

След избор на най-добрата система за контрол, служителите трябва да получат достъп до избраната платформа и да бъдат инструктирани относно часовника и управлението на работното време.

Коя електронна точкова система мога да използвам в моята компания?

Ако търсите електронна система за отчитане на работното време, за да контролирате присъствието на вашите служители, изчисляването на часови банки и извънреден труд и обработка на точките на служителите, mywork е идеалното решение! Можете да се регистрирате в mywork и да тествате платформата безплатно за 15 дни, като щракнете тук.