Знаете ли какво е Background Check?

Чували ли сте някога за термина Background Check?

Изразът проверка на фона идва от английски и означава „проверка на фона“ или „проверка на фона“.

Този процес на проверка на миналото се извършва, за да се потвърди информация за хора или компании, които са на път да станат служители, клиенти, доставчици или да установят какъвто и да е вид връзка с бизнес.

Нека си представим следния сценарий: Компания започва процес на подбор и набиране на персонал за отворена свободна позиция и започва да извършва всички проверки на автобиографии и профили, които кандидатстват за позицията.

По време на периода на оценка на кандидатите, интервюта с мениджъри и проверка на уменията също е обичайно да се извършва проверка на миналото, тъй като това е начин за оценка на наличието на криминални, финансови, търговски и др.

Честотата и легитимността на проверката на миналото варира значително в зависимост от всяка държава и всяко трудово законодателство, но те могат да бъдат извършени в зависимост от необходимостта на компанията да познава потенциални служители и други доставчици на услуги или партньори.

Тази предварителна оценка е изключително важна, за да могат компаниите да се предпазят от потенциални финансови и институционални рискове като цяло, в допълнение към оптимизирането на процеса на подбор на кандидати за нови позиции в организацията.

В допълнение, проверката на миналото може да бъде мощен инструмент за вземане на решения за мениджърите по човешки ресурси, тъй като в лицето на толкова динамичен и конкурентен пазар на труда, анализът на данни за вземане на решения става все по-незаменим в ежедневния отдел по персонала.

Проверката на миналото може да се извърши по няколко начина, от ръчно до използване на цифрови инструменти.

Ето защо в тази статия ще ви помогнем да разберете по-добре относно проверката на миналото, правилата за проучване на миналото, какво обикновено се оценява при такива търсения, какви видове проверки съществуват, каква информация се предоставя и защо е толкова важно да се извърши тази проверка.

Искате ли да разберете повече за това?

Продължавай да четеш!

Какво е Background Check?

Както споменахме, проверката на фона не е нищо повече от процес на проверка или потвърждение. Основната му цел е да намери и потвърди информация за хора или компании, които ще имат връзка с компаниите.

Чрез тази оценка е възможно да се идентифицират най-разнообразните видове проблеми на дадено лице или компания, преди организацията да реши да формализира своите трудови правоотношения.

Обикновено проверката на миналото се извършва от отделите за съответствие в компаниите, но това не е практика, ограничена до този отдел.

Валидирането на миналото трябва да се извършва и от човешките ресурси, правния, финансовия сектор и др., като начин за предотвратяване на измами и нередности във вътрешни и външни процеси.

По този начин, като цяло, проверката на миналото се стреми да намери и анализира цялата налична информация за физическо лице или организация, преди да вземе решения.

Какви са методите за извършване на основна проверка?

Процесът на проверка на миналото може да се извърши по два различни начина:

Този процес се състои от извършване на онлайн проучване, в което лицето, отговорно за проверката на миналото, ще търси информация, свързана с потенциалното трудово правоотношение, като финансови, търговски или криминални висящи въпроси, например.

Въз основа на намерените данни професионалист от правната област на компанията трябва да прецени дали има потенциален риск по отношение на закона за установяване на трудово правоотношение с въпросното физическо лице или бизнес.

В този процес основната информация, която се оценява, е:

• Криминално досие;
• Ситуация във Федералните приходи;
• Финансова ситуация;
• Протести;
• Между др.

Получаването на такава информация не е толкова трудна задача, особено за компании, които вече извършват проверки на миналото като част от рутинните си процедури за наемане на нови служители.

Пълната проверка на миналото е подобна на предишната, тъй като се извършва онлайн търсене. Събраната информация обаче трябва да бъде възможно най-подробна и задълбочена и ръководителят, отговорен за този процес, трябва да получи конкретни сертификати за всяка оценена точка.

Разглеждайки практически пример, имаме следната ситуация: компания иска да събере информация за съдебни дела, регистрация в компетентните органи и статуса на корпоративната структура на друга организация.

Такава информация може да бъде получена чрез фирмената CNPJ информация, която може да се търси при търсене на трудови процеси.

След като тези данни бъдат събрани, специалист по проверка на миналото трябва да оцени информацията.

А в случая с тази оценка списъкът с търсена информация е много по-дълъг и следователно обикновено се извършва от професионалисти от правния отдел или отдела за съответствие.

При пълната основна проверка се оценява следното:

• Регистрационни данни (три имена, дата на раждане, родство и смърт);
• Адрес, телефони, e-mail;
• Криминално досие;
• Политически експонирана личност;
• Статус във Федералната служба за приходите;
• Електорален статус;
• Финансова ситуация;
• Професионални данни;
• Професионална история;
• Списък на санкциите и финансирането на тероризма (ЕС, Обединеното кралство, ООН и др.);
• OFAC (Агенция за контрол на чуждестранните активи на САЩ);
• Инвалиди във финансови институции;
• Обезщетения или програма за социално подпомагане;
• Общества;
• Текущ доход и собствен капитал;
• Протести;
• Негативна медия;
• Съдебни дела;
• Граждански регистър;
• Между др.

И какви са различните видове проверки на миналото?

Сега, след като разбирате малко повече за различните начини за извършване на основна проверка, нека поговорим по-подробно за видовете оценка.

Този тип проверка има основната цел да минимизира рисковете от наемане, които могат да представляват някакъв вид заплаха за работната среда.

Въпреки че този тип оценка е по-често срещан в страни с история на тероризъм, като Съединените щати, той може да се използва и в бразилски компании.

Тук, в Бразилия, проверката на миналото при наемане се използва най-вече за наемане на професионалисти, които ще работят с чувствителна информация или ще заемат стратегически позиции в компании.

Преди наемане на работник се проверяват академична и професионална информация, криминални досиета и др.

• криминална проверка

Проверките на миналото от този тип са най-често срещани в ситуации, в които оценяваният специалист борави с големи суми пари или борави с информация, която е ценна и критична за компанията.

Консултирани са източници като: Федерална и Гражданска полиция, Национална банка за заповеди за арест, съдилища и др.

• Основна проверка на целостта

Този тип оценка има за цел да проучи трудовата история на дадено лице, така че да е възможно да се потвърдят данни като заплати, позиции и дори видове уволнение.

Пълната проверка на миналото в този случай може дори да включва контакт с шефове, колеги и дори членове на семейството. Заслужава да се отбележи обаче, че това е проверка, която при никакви обстоятелства не може да надхвърли етичните граници и неприкосновеността на личния живот на индивида.

Тази оценка се фокусира върху връзката между кредит и дълг на дадено лице и как се справя със своите сметки и дългове.

Това е стандартна процедура за тези, които кандидатстват за банкови заеми или кредитни карти, например.

Защо е важно да се направи тази оценка?

Компаниите са изложени на много рискове, когато не валидират информацията, предадена от служители, клиенти или доставчици, тъй като са в ръцете на измами и неверни данни.

Нещо повече, организациите, които не извършват основна проверка, могат да пострадат от кибератаки и кражба на данни, които пряко засягат бизнес операциите.

Следователно проверката на миналото е много важна, за да се гарантира, че взаимоотношенията, установени между компанията и трети страни, се ръководят в законови условия и без риск за доброто развитие на бизнеса.

В допълнение, добре извършеният процес на проверка на миналото може да ускори закриването на нов бизнес и да улесни интегрирането на компанията с нови клиенти.

Как да структурираме основната оценка?

Както всеки процес на проверка на информацията в една компания, е необходимо да се създаде план, така че проверката на фона да бъде добре изпълнена и да има минимални грешки.

Следователно лицата, отговорни за провеждането на този процес, трябва първо да оценят:

• Каква е основната цел на фоновата проверка?

• Каква информация е необходима за проверка? (CPF, пълно име, град на пребиваване, CNPJ, име на фирма и др.)
• Кой трябва да го извърши и как трябва да се проведе проучването?
• Къде може да се намери информацията?
• Как да измерим намерените резултати?

На всички тези въпроси трябва да се отговори, преди да започне изследването, защото за всяка цел, която човек иска да постигне, ще има поредица от различни отговори и могат да бъдат приети различни стратегии.

LGPD и проверки на миналото

Регламенти като Общия закон за защита на данните донесоха редица правила за събиране, съхранение и обработка на данни от физически и юридически лица.

Голяма част от процеса на проверка на миналото се основава на събирането и оценката на чувствителни данни от компании и лица и поради тази причина трябва да се извършва в съответствие с разпоредбите на GDPR.

За компаниите е важно да разполагат със системи за киберсигурност и защита на данните, за да предотвратят изтичане на информация както от професионалисти, така и от други организации, с които имат връзка.

Как технологиите могат да помогнат при обработката на информация?

Процесът на проверка на миналото стана много по-бърз с развитието на нови технологии за споделяне и обработка на лична и бизнес информация.

Има редица системи, които автоматизират фонови търсения и кръстосана проверка на документи и други данни по време на търсенето, което значително улеснява рутината на екипите за съответствие и правния отдел.

Отделът по персонала също може да се възползва значително от технологични и дигитални решения, които ускоряват обработката на данни от работниците по време на процеса на приемане, както и от тези, които вече работят в компанията.

Също така е важно организациите да имат системи, които изграждат история на работната рутина на професионалистите, какъвто е случаят с система за точков контрол.

Системи на онлайн контрол на точките като mywork улесняват управлението на работното време и изплащането на надбавки за труд на служителите. Можете да Натисни тук и тествайте системата моята работа безплатно за 15 дни!