Значението на отчитането на времето

Спрели ли сте някога да мислите за важността на следенето на часовете?

Един от основните ресурси на една компания в наши дни е времето. Да, времето.

В крайна сметка, с все по-конкурентен пазар на труда и все по-информирани и взискателни потребители по отношение на това, което консумират, компаниите са изправени пред предизвикателството да рационализират процесите и винаги да предоставят качествени резултати във възможно най-кратко време.

А това изисква много планиране и организация от всички екипи, които участват в развитието на бизнеса, защото колкото по-голямо е търсенето, толкова по-голяма е оптимизацията на времето.

И тук идва значението на отчитането на времето.

Отчитането на времето е жизненоважна част от всяко управление на задачи или процес на изпълнение на проекти, тъй като това е процес, който ви позволява да проверите колко време се изразходва за всяка задача и колко ресурси се разпределят за всеки етап от проектите.

За управлението на хора отчитането на времето е много ценен инструмент, тъй като помага за проследяване на ежедневните задачи и измерване на времето, използвано за изпълнението им.

Въпреки значението си за гладкото протичане на бизнес дейностите, много фирми все още нямат добре структуриран процес на отчитане на времето, което в дългосрочен план може да представлява загуба на време и други ресурси.

В тази статия ще ви помогнем да разберете по-добре какво е отчитане на времето, как работи ежедневно, основните му предимства за екипите и съвети как да го внедрите в компанията.

Искате ли да разберете повече? Тогава продължавайте да четете!

Какво е отчитане на времето?

Отчитането на времето е процесът, който показва колко време се използва за всяка задача и проект и обикновено е най-практичният и лесен начин да определим къде е инвестирано нашето работно време.

Както споменахме по-рано, отчитането на времето е много важен и ценен процес за тези, които работят с управление на хора в компаниите, тъй като позволява на мениджърите да проследяват по-точно колко време отнема на служителите да изпълнят задачите си през работния ден. работен ден.

По този начин, с други думи, отчитането на времето е система, чиято основна цел е да анализира точното количество часове, които професионалистите използват, за да завършат своите дейности.

Този модел за проследяване на времето може да бъде ценен и за работниците, тъй като позволява на всеки да има ясна картина кои дейности изискват повече време и отдаденост и кои задачи могат да бъдат изпълнени бързо. Това помага на професионалистите да начертаят по-добре работните си рутини и да оптимизират задачите през целия ден.

Каква е разликата между контролирането на работния ден и отбелязването му?

Знаем, че в началото концепцията за записване на часове може да бъде подобна на контролирането на работното време. Двете неща обаче са доста различни!
Виждате ли, контролът на работното време се състои в следене на времето за влизане, почивки в рамките на деня и напускане на служители от фирма, с цел регистрация присъствие на работавашите грешки и т.н. Този процес също така позволява на компанията да има история на лицензи, сертификати и др.

От друга страна, отчитането на времето се състои от по-подробен запис на това, което е направено по време на работен ден служители, за да се следи колко време се използва в рамките на работния ден за всяка от задачите. С други думи, записът за час е този, който показва как се използва времето от работния ден от служителя.

Въпреки разликата между двете форми на управление на времето, това не означава, че не е възможно да се използват заедно!

Компаниите, които следят часовете заедно с контрола на работното време, могат да се възползват много от събраната информация, в края на краищата те ще имат данни, отнасящи се до всички точки от работния ден на служителите.

Съвместното използване на такава информация може да помогне на организациите да създадат стратегии за подобряване на представянето на служителите чрез по-добра организация на времето, инвестирано в дейностите и нуждите на всеки екип в рамките на работния ден.

Тук в моята работа можем да ви помогнем да започнете този процес с нашите онлайн контрол на точките. Можете да тествате нашето решение безплатно за 15 дни щракнете тук!

Как протича този процес?

Сега, след като разбрахте какво е отчитане на времето и основните му разлики по отношение на работното време, нека ви покажем как този метод работи на практика.

За да се води отчет на часовете, е необходимо всички служители на фирмата да записват точния час, когато са започнали да извършват определена дейност или проект. Когато задачата приключи, професионалистите трябва да запишат времето, в което са я завършили, като по този начин създават история на часовете, инвестирани в дадено търсене.

Важно е да се отбележи, че тази маркировка не трябва по никакъв начин да се използва като начин за оказване на натиск върху служителя да изпълни исканията си за по-кратко време, в крайна сметка целта на назначаването за компанията е да генерира данни, които ще помощ при създаването на стратегии за подпомагане на служителите. работници.

Следователно с информацията, събрана от въвеждането на часа, компанията може да анализира дали даден служител отнема твърде много време за определени дейности или дали завършва задачите си по-бързо от очакваното.

Също така си струва да запомните, че всеки сценарий е различен! Докато един екип може да има ежедневни цели, които могат да бъдат стартирани и завършени в един и същи ден, има друг екип, който работи с дългосрочни проекти, чиито задачи са напълно финализирани едва след няколко седмици.

Ето защо е важно лицата, отговорни за оценката на записите за време, да имат задълбочени познания за всяка област на компанията и средното време, в което дейностите обикновено се изпълняват. В края на краищата няма смисъл да се опитвате да съберете две седмици проект на две, нали?

Въпреки това, записването на часове е чудесен маркер за дейности, които могат да бъдат завършени по-бързо в рамките на ограниченията на всеки професионалист и всяка област.

Мениджърите могат да анализират дали е необходимо твърде много време за изпълнение на проста задача и оттам да помогнат на служителите да изградят по-добро управление на своите дейности.

Именно чрез записване на часове мениджърите могат да преценят дали екипите успяват да се справят с работните изисквания и да им помогнат да оптимизират времето си.

Ползи от отчитането на времето

Обзалагам се, че вече трябва да сте идентифицирали някои от основните предимства на приемането на метода за отчитане на времето в компаниите, нали?

В този раздел ще ви покажем някои от основните предимства, които тази практика може да донесе в ежедневието на всеки бизнес, особено на тези, които искат да намалят разходите и да увеличат вътрешната производителност.

Основната цел на записването на часове е да се измери колко време е необходимо за извършване на определени дейности и да се идентифицират възможни подобрения за оптимизиране на рутинните процедури на всеки служител.

От това измерване е възможно да се определи дали оптимизирането на задачите трябва да се извърши чрез преразпределение на търсенето, наемане на повече работна ръка, изключване на подобни задачи и т.н.

• Намаляване на разходите и грешките в работата на фирмата

Отчитането на времето позволява на мениджърите ясно да знаят дали наличните ресурси за определени проекти се разпределят и прилагат по най-добрия начин и генерират дължимата възвращаемост.

Тази практика, когато се извършва непрекъснато, позволява корекции в начина, по който се разпределят такива ресурси, което води до намаляване на грешките в бъдеще.

Бележката също така позволява на мениджърите да проследят колко извънреден труд и времеви баланси в годишен отпуск всеки сътрудник има. Този преглед помага на мениджърите да разберат ситуациите на много хора извънреден труднапример, които са склонни да увеличават сумите за заплати и да оптимизират работното време, за да намалят необходимостта служителите да работят извън обичайното време.

• Предвидете непредвидени задачи

Мениджърите, които вече са внедрили отчитане на времето сред своите екипи, са в състояние да предвидят възможни непредвидени събития по пътя, тъй като с времето са научили как могат да възникнат ситуации, които възпрепятстват работните дейности.

Записването на часове улеснява и решаването на проблеми, свързани с търсенето на работа, като позволява на всеки да се реорганизира според възможностите си, за да разпредели повече ресурси за необходимите задачи.

• Подобрено вътрешно планиране

Когато записването на времето стане обичайна рутина в компанията, е възможно да се подобри планирането на всички фронтове, включващи бизнес развитие.

Това се случва, защото бележката предлага много ясна картина за това колко време е необходимо за всеки етап от производствения процес или доставката на услуга, за да бъде завършен, колко дейности всеки служител може да изпълни на ден, кои непредвидени събития могат да бъдат предвидени, и още много.

Ясното, базирано на данни планиране има тенденция да подобрява цялата бизнес верига.