Изчисляване на заплатите: Вижте стъпките!

Ако работите с човешки ресурси, вие сте собственик на бизнес, със сигурност вече сте се запитали: как мога да изчисля заплатите в моята компания?

Много компании, независимо от размера, все още не знаят много добре как да изчислят заплатите на своите служители и знаем, че този процес може да повдигне много въпроси. Всъщност изчисляването на заплатите може да изглежда като много бюрократична задача в началото и, когато се прави неправилно или неорганизирано, може да генерира финансови, данъчни и дори трудови проблеми за компанията.

Много мениджъри не са наясно с размера на въздействието, което правилното обработване на заплатите може да има върху бизнеса и върху правилното функциониране на дейностите на компанията. Заплатата има редица важни фактори, които заслужават внимание, а не само минималната заплата, която получават служителите, и е от съществено значение мениджърите по човешки ресурси да са наясно с подробностите на този процес.

От съществено значение е данъците да бъдат осигурени, вноските и обезщетенията да бъдат изчислени заедно с трудовите права на служителите и всички други фактори, които могат да повлияят на бюджета на компанията, да бъдат взети предвид при приключване на ведомостта.

Знаем, че това е тема, която може да повдигне много въпроси, особено за предприятия, които все още не са установили ефективен процес за приключване на ведомостта. Следователно, на моята работа създаде тази статия с ключова информация по темата, за да можете да научите как да изчислявате заплатите във вашата компания! Интересувахте ли се от темата?

Какво представлява ведомостта?

Заплата, наричана още заплата или фиш за заплата, е задължителен контролен документ, организиран ежемесечно от компанията, който събира информация за труда на служителите и я трансформира в счетоводни данни. Тази трансформация се прави, така че компаниите да знаят какво е нетното плащане, което всеки служител трябва да получи в края на месеца, действайки като отчет за разходите на мениджърите, които могат да наблюдават изразходваните суми за поддържане на всеки служител в организацията.

С други думи, ведомостта за заплати не е нищо повече от документ, който събира цялата информация относно сумите, които се изплащат на служителите месечно, както и удържаните суми.

Заслужава да се отбележи, че изчисляването на ведомостта за заплати на компанията е отговорност на отдела по персонала, тъй като това е процес, който изисква познания в областта на човешките ресурси, трудовото законодателство и счетоводството. Въпреки това е обичайно компаниите да наемат услуга на трета страна за изчисляване на заплатите, така че тази дейност да се извършва точно и да се избегнат грешки и, следователно, трудови проблеми с правителството и служителите. Дори ако компанията избере това решение, важно е мениджърите на личен отдел притежават необходимите познания за проверка на генерираните документи.

Какво казва законът за изчисляване на заплатите?

Както споменахме, обработката на заплатите е задължителна задача за всички компании, определена от член 464 от консолидацията на трудовото законодателство и от член 255 от указ 3048/1999. Той има оперативна, фискална и счетоводна функция и разбива брутната заплата и нетната заплата, които специалистът ще получава всеки месец.

Член 255 дори уточнява необходимите стъпки за правилното ведомост на заплатите:

Изкуство. 225. Дружеството се задължава още:

аз – изготвят разплащателна ведомост за изплатените, дължими или начислени възнаграждения на всички осигурени лица при тях, като съхраняват във всяко заведение копие от съответната разплащателна ведомост и разписки за плащане;

II – въвежда ежемесечно в конкретни заглавия на своето счетоводство, по подробен начин, задействащите събития на всички вноски, сумата на дисконтираните суми, вноските на компанията и събраните суми;

В допълнение, ведомостта за заплати работи като вид „история“ на работата на професионалистите и следователно е основна за процесите на финансиране на автомобили и пенсиониране, например.

Поради това е от съществено значение компаниите да имат актуална документация за заплати и да установят ефективен процес за изготвяне на документа.

Какво е значението на заплатите за компаниите?

Ведомостта е основен документ за финансовия, данъчния и счетоводен контрол на компанията, тъй като чрез нея компанията може да докаже няколко задължителни процеса, като плащане на INSS, данъци, изплащане на заплати, трудови надбавки и обезщетения.

В допълнение, изчисляването на заплатите помага на компанията да поддържа финансов контрол върху собствените си парични средства, тъй като освен че позволява на компанията да има повече яснота относно сумите, изразходвани за издръжка на служителите, помага да се избегнат трудови съдебни дела в резултат на лоша документация за заплати обработка и драстично намалява сумите, платени с глоби и обезщетения.

И какво е значението за сътрудника?

За професионалистите, както споменахме по-рано, ведомостта служи като доказателство за доход в процесите на финансиране на автомобили и недвижими имоти и за откриване на кредит например. Освен това документът е задължителен за кандидатстване за пенсиониранетъй като доказва плащането на INSS.

Какво трябва да пише във фиша?

За коректното изготвяне на ведомостта е необходимо цялата задължителна информация да бъде попълнена правилно в документа. Няма правило, което да дефинира шаблон за заплати, така че работодателите са свободни да избират между онлайн шаблони и печатни шаблони. Важното е необходимата информация да е въведена правилно.

По-долу изброяваме някои от задължителните данни, които трябва да се показват на листа:

И как да попълните шаблона и да направите изчислението на заплатите?

За да се извършат правилно изчисляването на данните и заплатите, е необходимо да следвате някои стъпки, тъй като те ще помогнат да се избегнат грешки в процеса. След това ще ви покажем основните стъпки за правилно попълване и изчисляване на заплатите.

• Отделно брутна заплата и нетна заплата

Ако разделянето между брутната и нетната заплата не е направено, компанията няма да знае точната сума, дължима на служителите и няма да направи задължителните отстъпки върху брутната заплата на служителя по правилния начин. По този начин е важно да се раздели брутната заплата, която е пълният размер на възнаграждението на служителя, без да се вземат предвид отстъпките, и нетната заплата, която е сумата, която специалистът има право да получи в края на месеца с всички отстъпки вече са приложени.

• Определете категорията служители

Това е една от първите стъпки към организиране на ведомостта. Всеки от професионалистите може да участва в различен колективен трудов договор и следователно базите за изчисляване и отстъпките са различни от една ведомост до друга.

Ето защо е важно отговорните за затварянето и проверката на листа да са запознати с колективните трудови договори, които уреждат дейността на различните професионални категории, тъй като всеки от тях посочва специфичните правила за предоставяне на обезщетения и споразумения между синдикати и бизнесмени.

• Имате актуален контрол върху приема и освобождаването

Може да не изглежда така, но много компании в крайна сметка плащат неоправдани обезщетения на служители, които вече не са част от персонала им. В същото време има компании, които отнемат време, за да го направят регистрация на служител нови работници, които са били наети и забавят изплащането на заплати и обезщетения за този нов работник.

Всичко това се случва поради липса на организация и такива грешки могат сериозно да повлияят на паричния поток и изчислението на заплатите на служителите, в допълнение към генерирането на недоволство на служителите. Ето защо съществена част от изготвянето на всяка ведомост е постоянното актуализиране на данните за уволнените и наетите служители.

• Познайте стойностите на таксите и отстъпките

За правилното изчисляване на заплатите е важно да знаете данъците и таксите, които ще бъдат удържани, като INSS, FGTS, IRRF и синдикални вноски, както вече беше споменато. Ползите като ваучери за транспорт, билет за хранадопълнителни, здравни планове, дентални планове, споразумения с фитнес зали и всякакви други законови отстъпки трябва да бъдат посочени във ведомостта.

Всяка стойност, изчислена неправилно, може да генерира финансови и трудови усложнения за компаниите. Така че нека се задълбочим в някои от трибутите, споменати тук:

• Брутна заплата: стойността на брутната заплата трябва да бъде в съответствие с основата на професионалната категория на всеки служител и въз основа на нея ще се правят всички други изчисления на данъци и обезщетения.
• INSS: за отстъпка от Националния институт за социално осигуряване трябва да се спазват следните правила, като се използва брутната заплата на служителите като база:

до 1045,00 BRL — ставка от 7,5%;

от 1045,01 BRL до 2089,60 BRL — ставка 9%;

от 2089,61 BRL до 3134,40 BRL — ставка 12%;

от 3 134,41 BRL до 6 101,06 BRL — ставка 14%.

Над 6101,06 BRL максималната вноска в INSS е фиксирана сума от 713,08 BRL.

• FGTS: фиксираната ставка на вноските е 8% за служители на CLT и 2% за млади чираци, като тази такса е отговорност на работодателя. Въпреки че не е удръжка от заплати, FGTS трябва да фигурира във ведомостта за заплати като форма на гаранция за работника.
• IRRF: за данъка върху дохода, удържан при източника, базата за изчисление е брутната заплата минус удръжките по INSS, последвано от прилагането на следните ставки (за 2020 г.):

доход до 1903,98 R$ — освободени;

доход от 1903,99 BRL до 2826,65 BRL — ставка от 7,5% с приспадане на 142,80 BRL;

доход от 2826,66 BRL до 3751,05 BRL — ставка 15% с приспадане на 354,80 BRL

доход от 3751,06 BRL до 4664,68 BRL — ставка от 22,5% с приспадане на 636,13 BRL;

печалби над 4664,69 BRL — ставка от 27,5% с приспадане на 869,36 BRL.

Тези такси са само част от удръжките, които трябва да бъдат записани във ведомостта, тъй като те са най-често срещаните. За правилното регистриране на всички данъци и такси, които трябва да бъдат начислени върху ведомостта, е важно всяка компания да оцени вътрешното функциониране на своите процеси и персонала и да прегледа CLT, за да потвърди всички задължителни данъци.

За да няма грешки при плащането на допълнителни плащания, извънреден труд и седмична платена почивка или в отстъпката на закъсненията и отсъствия неоправдано, от съществено значение е компаниите да извършват подробен мониторинг на ежедневно отработените часове от служителите.

сметка отработени часове в допълнение към работното време и отстъпките за неизвинени отсъствия, това е много важно за изчисляване на заплатите във фирмите, така че всички тези фактори трябва да бъдат внимателно оценени и записани във въпросния документ.

Най-практичният и безопасен начин за извършване на това проследяване е чрез отчитане на работното време, особено с използването на онлайн системи за отчитане на работното време. mywork, например, е решение за онлайн контрол на точките което позволява на мениджърите да наблюдават работното време на своите служители в реално време, като също така позволява генерирането на необходимите отчети за изчисляване на заплатите. Можете да тествате работата ми безплатно за 15 дни, като щракнете тук.

Както можете да видите, обработката и изчисляването на заплатите изисква много организация и познаване на трудовото законодателство. За да се извърши тази задача по по-безопасен, по-гъвкав и организиран начин, е важно компаниите да търсят решения, които автоматизират този процес, тъй като това намалява оперативните рискове и спестява време. Използването на софтуер, който оптимизира дейността на отдела за персонал, минимизира грешките и максимизира положителните резултати за цялата организация.