Индекс на отсъствието от работа: Как работи?

Чували ли сте някога за процент на отсъствия?

Всяка компания преминава през ситуации, в които служителите закъсняват, напускат по-рано или дори пропускат работа. Това е естествено за всяка организация и при нормални и спорадични обстоятелства подобни събития не оказват силно влияние върху ежедневния живот на компаниите. Въпреки това, когато закъсненията и отсъствията започнат да се превръщат в рутина и спазването на работния ден стане незачитано, важно е мениджърите, отговорни за наблюдението на работното време, да търсят решения на проблема, за да избегнат високи нива на отсъствия.

За да бъде една компания успешна и да се открои на пазара, се вземат предвид няколко фактора, като един от основните е нивото на ангажираност, качество и продуктивност на екипите.

Бизнес дейностите са сложни и изискват професионалистите да споделят задачи и функции помежду си, така че всеки един от тях да отговаря за част от тези дейности, които в крайна сметка ще донесат крайния резултат на компанията. За успеха на организацията обаче е обичайно служителите също да работят в режим на сътрудничество, при който единият подкрепя и помага на другия, доколкото е възможно.

Това е процес, който изисква много доверие и отдаденост, тъй като случайни отклонения от ефективното изпълнение на задачите могат да компрометират финансовите резултати на компанията. Ако един от членовете на екипа отсъства прекалено много от работа, неговите колеги ще бъдат претоварени, което може да повлияе негативно както на изпълнението на задачите, така и на мотивацията на екипа.

Ако това е повтаряща се ситуация в компанията, е необходимо мениджърите и ръководителите по човешки ресурси да са наясно с този проблем и причините за него, тъй като високият процент на отсъствия, наричан още процент на отсъствия, може да доведе до намаляване на печалбите и следователно , в намаляване на производителността на цялата компания.

Ето защо е важно отделът „Човешки ресурси“ да е наясно с проблемите, породени от високия процент на отсъствия от работа в компаниите, и да разработи ефективни стратегии за борба с него, за да обедини усилията си за разрешаване на подобни ситуации. Мониторингът на нивото на отсъствие от работа и създаването на стратегии за намаляването му, следователно, трябва да бъде задача на специалиста по човешки ресурси и мениджърите, отговорни за отдела за персонал.

Мислейки за значението на разбирането какъв е процентът на отсъствията в компаниите и как е възможно да се контролира (или дори да се нулира), моята работа създаде тази статия с всичко, което трябва да знаете за отсъствието от работа. Прочетете още!

Какво е отсъствие от работа?

Отсъствието се характеризира като акт на въздържане, тоест отсъствие. Отсъствието от работа се концептуализира като отсъствие на служител на работното му място, тоест когато служител не присъства на работа поради отсъствия, закъснения или преждевременно напускане. Следователно отсъстващият служител е този, който не е усърден, който има много отсъствия и често закъснява.

Индексът на отсъствията е показател, който посочва отсъствията спрямо общия брой часове, които биха били отработени за даден период от време. С други думи, характеризира се като процент отсъствия и закъснения за определен период и може да се изчисли на базата на закъсненията и отсъствията само на един служител или на цял екип, всичко зависи от целта на анализа.

Трябва да се отбележи, че процентът на отсъствия не прави разлика между fизвинени освобождавания и закъснения или неизвинено, т.е. всеки вид отсъствие, с изключение на ваканционния период, се счита за отсъствие, включително:

По този начин процентът на отсъствия от работа оценява дали броят на отсъствията е висок или нисък в компанията и може също да служи като индикатор за други проблеми, които възникват в компанията. Като цяло ниският процент на отсъствия показва, че екипите са по-присъстващи и служителите, които имат нива, които се различават от останалата част от екипа, може да са изправени пред проблеми, свързани с напрежение и лични ситуации, или може да не са готови да бъдат част от този екип. Ролята на мениджъра е да проучи причините за проблема, за да се опита да го минимизира.

Ако, от друга страна, процентът на отсъствия е висок в целия екип, това е индикация, че нещо не е наред. Мениджърът трябва да оцени вътрешните политики, свързани с управлението на хората, качеството на работния живот, задачите, изпълнявани от всеки екип и т.н.

Какъв е рискът, който генерира високият процент на отсъствия?

Работниците са един от най-ценните ресурси на една компания, тъй като те са отговорни за идеализирането, изпълнението и подобряването на много вътрешни процеси в организацията, независимо от сложността на тези процеси. По този начин присъствието на служителите в работната среда в дните и часовете, договорени в договора, е от съществено значение за постигане на целите на организацията, така че циклите на дейност да не бъдат компрометирани.

Високият процент на отсъствия е един от първите индикатори за възможно увеличение на текучествотъй като неудовлетвореността от работата, която води до липса на ангажимент към графика и присъствието, е предупреждение за възможни уволнения от компанията.

Освен това, когато служител трябва да отсъства от компанията, независимо от причината, организацията продължава да извършва поредица от плащания на професионалиста, като възнаграждение, FGTSи т.н., без служителят да предоставя услуги през периода на отсъствие, което в крайна сметка генерира разходи. В допълнение, високият процент на отсъствия в компаниите може също да генерира:

• намаляване на качеството на бизнес климата;
• повишени изисквания и вследствие на това стрес в екипа;
• неудовлетвореност и конфликти между екипите;
• оперативни повреди;
• увеличаване на текучеството;
• пропагандиране на негативния имидж на компанията сред клиентите;

Какви са основните причини за отсъствие от работа?

По-рано споменахме някои ситуации, които се квалифицират като отсъствие в компании, като отпуск по майчинство, медицински отпуск, лични причини и т.н. Въпреки това е важно да запомните, че има редица бизнес ситуации, които могат да доведат до отсъствие. Сред тях подчертаваме:

• Липса на инфраструктура: липсата на подходящи съоръжения или оборудване, необходими за изпълнение на предложените задачи, може да накара служителите да се почувстват неспособни и неотдадени на задълженията си и успеха на компанията, което води до отсъствия;
• Недостатъчно или авторитарно лидерство: моделът на лидерство, следван в компанията, може да бъде определящ фактор за усърдието на служителите в компанията. Лидер, който не насърчава и не възприема отношението, което изисква от своите подчинени, е малко вероятно да създаде вдъхновяващ и надежден имидж и може много лесно да стане авторитарен, което обикновено води до отчуждаване от другите професионалисти. Това може да накара служителите да се отдалечат от работната среда, което увеличава процента на отсъствие от работа.
• Проблеми с безопасността на работното място: трудовите злополуки и професионалните заболявания също са причини за отсъствие и неявяване на работа.
• Демотивация: демотивацията може да има няколко причини – от незадоволителни условия в работната среда до невъзможност за постигане на непостижими цели, предложени от компанията. Такива ситуации могат да намалят нивото на ангажираност на служителите с техните дейности и да доведат до закъснения и отсъствия.
• Организационен климат: организационният климат може да окаже голямо влияние върху присъствието на служителите. Шумна среда или такава, която винаги е пропита от битки и клюки, може да генерира конфликти и съответно да демотивира служителите.
• Трудности при ходене: тъй като не всички служители живеят близо до компанията, пътуването до работното място може да отнеме часове, още повече, ако вземем предвид забавяне на транспорта и непредвидени обстоятелства. Това може да доведе до закъснения, които оказват влияние върху процента на отсъствия в компанията.
• Липса на стимулиращи програми: има случаи, в които служителите се чувстват по-мотивирани да изпълняват задачите си и да спазват сроковете, ако им бъде предложен допълнителен стимул. В тези случаи за компанията е интересно да предлага бонуси или други видове награди на служители, които показват най-добри нива на присъствие.

Как да изчислим процента на отсъствие от работа в компанията?

В идеалния случай, що се отнася до отсъствията, процентът на отсъствията в компаниите трябва да бъде 0%. Въпреки това, тъй като ситуациите, в които служителят трябва да отсъства, са естествени, нивата на отсъствие обикновено са около 3% в организациите.

За да се изчисли процентът на отсъствията, е необходимо преди всичко да се измери колко дни са отработени на месец. Тази стойност трябва да се умножи по броя на служителите, които работят в същия ден, което води до нетния брой часове на производителност.

След това трябва да съберете всички закъснения, ранни заминавания и отсъствия, независимо дали има основание за такива събития или не, като изчислите тези стойности в часове. Това ще представлява общия брой часове отсъствия.

Крайният индекс, накрая, е резултатът от разделянето на общите часове отсъствия на нетния брой часове продуктивност. Резултатът, получен от това разделяне, е коефициентът на отсъствия на фирмата през анализирания период.

Друг начин за изчисляване на процента на отсъствие е по формулата:

(Среден брой служители x загубени работни дни) / (Среден брой служители x общ брой работни дни)

Как да намалим процента на отсъствие от работа в компанията?

mywork изброи някои съвети, които могат да допринесат за намаляване на процента на отсъствия от работа:

• Пазете се от организационния климат: това допринася за вътрешната удовлетвореност и решителност на служителите, които ще бъдат мотивирани да постигнат предложените резултати по солидарен начин;
• Внимание към професионалното здраве: тази практика спестява много финансови средства, свързани с компенсациите, в допълнение към избягването на злополуки и напускания.
• Добри условия на работа: от инфраструктурата до политиката за доходи на служителите, като се грижи за своите професионалисти, компанията инвестира в качеството на живот на своите служители и ги насърчава да работят;
• Използване на приложения за управление: прилагането на контрол на отсъствията и закъсненията е ценен начин за управление на отсъствията в компаниите. Интересна алтернатива за извършване на това наблюдение на графици е да се инвестира в решения за точков контрол във фирмите, с цел управление на работното време на служителите. THE моята работа е онлайн решение за отчитане на работното време и присъствие, което позволява на мениджърите да наблюдават времето, подпечатано от служителите в реално време и все пак да имат достъп до отсъствията, закъсненията и банковите часове на служителите, което е изключително важно за изчисляване на процента на отсъствия в компаниите.

За да тествате онлайн контрола на присъствието на mywork, просто щракнете тук.