Какво да направите, когато бизнесът ви изпадне в затруднено положение

Само три години след стартирането си, FedEx изгаряше милион долара на месец, само за да остане на повърхността. Паричните запаси намаляваха и перспективите бяха мрачни.

Само с пет хиляди долара в банката и петцифрена месечна сметка за гориво, завесата беше на път да падне.

С малко други възможности основателят на FedEx Фред Смит отлетя за Лас Вегас и седна на масата за блекджек. Той си тръгна значително по-богат и с достатъчно капитал, за да поддържа новосъздадената си компания.

Сега корпорацията FedEx наема четиристотин хиляди души по целия свят и носи петдесет милиарда долара всяка година.

И така, защо говоря за FedEx? Наистина ли препоръчвам хазарта като законна тактика за набиране на средства? (Не! Определено не ви препоръчвам да набирате начален капитал по този начин, но вие няма да сте единственият човек, който го е направил.)

Въпросът, който се опитвам да отбележа, е, че всички бизнеси преживяват трудни времена – огромни корпорации, чисто нови стартиращи фирми и всичко между тях.

Попадането в трудна ситуация е нещо, което всички изпитваме – важно е как реагирате.

В тази публикация ще споделя три ключови области, към които просто трябва да се обърнете, ако вашата компания започне да се бори.

Не пренебрегвайте кредитния контрол

Според моя опит, малките и средните предприятия често се борят с кредитния контрол – с други думи, да се уверят, че вашите клиенти не отнемат много време, за да ви платят.

В много случаи има просто обяснение за това: лицето, което работи директно с клиенти, е същото лице, на което е възложено да преследва плащанията.

Това е наистина странна връзка.

В един момент изграждате приятелски отношения с клиент, опитвайки се да предложите нови услуги и да донесете повече пари. След това питате защо една сметка е закъсняла с два месеца.

Разбирам защо това може да се почувства неудобно, наистина го разбирам. Въпреки това, ако не бъде проверен, лошият кредитен контрол може да разруши бизнеса.

Виждал съм директори да пренебрегват кредитния контрол месеци наред, защото просто не искаха да се занимават с него. Често се стига до точката, в която паричният поток на бизнеса е сериозно нарушен и дългосрочното оцеляване е изложено на риск.

Дори ако имате изключително близки отношения с клиентите си, все пак трябва да очаквате те да изплатят дълговете си, когато станат дължими. Според моя опит най-доброто решение на проблема е да се разделят ролите на кредитния контрол и продажбите. С други думи, възложете на един човек да изгради взаимоотношения и да продаде вашия бизнес, а на друг да преследва плащания.

Разбирам обаче, че много малки предприятия не могат да си позволят отделни роли. Ако не можете да разделите ролите, от съществено значение е да представите ясни, силни, последователни кредитни условия на клиентите си, като ги информирате какви са условията, какво се очаква от тях и как се прилагат. В идеалния случай всички ваши клиенти трябва да имат писмени споразумения от момента, в който започнете да работите заедно.

Що се отнася до практическите аспекти на получаването на заплащане, суровата реалност е, че компаниите, които крещят най-силно и най-дълго, обикновено получават заплащане първи. За да имате най-добрия шанс да получите плащане навреме, планирайте редовни имейли или телефонни разговори с клиентите си, за да им напомняте за дължими пари.

По-конкретно, препоръчвам да започнете процеса на кредитен контрол преди плащането закъснява. Малко преди датата на падежа издайте повторно фактури, известия за доставка, банкови данни за плащане и напомнете на клиентите си кога плащането трябва да се дължи. Освен това ги попитайте дали имат проблеми. Ако ще плащат със закъснение, най-добре е да знаете възможно най-рано.

След като плащането е просрочено, много мощен инструмент е просто да вдигнете телефона, вместо да изпращате писма и имейли. Едно телефонно обаждане е много по-трудно за пренебрегване, по-лично е и всъщност ще раздвижи клиентите ви.

По отношение на действителните кредитни условия, няма „най-добра практика“ за всички индустрии. Това е търговско решение, основано на клиента и бизнеса. Като цяло клиентите ще очакват да им бъде даден кредит; отказът да го даде обикновено ще навреди на продажбите на бизнеса, тъй като клиентът ще се изкуши да отиде другаде.

За да научите повече за фактурирането на клиентите (и получаването на плащане по-бързо), вижте Как да получите 70 процента от вашите фактури незабавно платени и вашата фактура да бъде отхвърлена: Топ 8 съвета за фактуриращи корпорации.

Създайте реалистични прогнози

Това е малко по-техническа точка и е важна, ако вашият бизнес започва да се бори или вече изпитва затруднения.

Работя с много затруднени фирми и почти всеки един набор от прогнози, които виждам, предвижда внезапно и значително подобрение. Обяснението за това прогнозирано подобрение понякога е толкова просто като: „Ще се постараем повече“.

Въпреки че полагането на повече усилия е възхитително, то вероятно няма да направи достатъчно, за да преобърне съдбата на компанията.

Понякога прогнозите, които виждам, всъщност са оригиналните числа от техния бизнес план, непроменени и непроменени през годините. Това е огромна грешка. Бизнес плановете трябва да се третират като жив документ. Връщайте се при тях колкото е възможно повече, за да актуализирате числата и да поддържате документа уместен.

Връщайки се към твърде оптимистичния възход на прогнозите, винаги питам клиентите си на какво базират подобрението, като изключвам повишените усилия от тяхна страна. Ако няма обяснение, време е да преразгледате данните.

Благоразумните прогнози винаги се основават на минали данни. В крайна сметка, ако никога не сте имали огромни обеми продажби в миналото, защо трябва да ги очаквате в бъдеще?

Изготвянето на реалистични прогнози ще ви даде много по-добра представа къде ще бъде вашият бизнес след три, шест или дванадесет месеца и ще ви позволи да планирате съответно. Например, ако установите временен недостиг на финансиране три месеца по-късно, можете да уредите бизнес заем.

Също така, сравняването на действителните ви продажби с вашите реални продажби ви позволява да сравните ефективността си и да идентифицирате (и се надяваме да коригирате) малки проблеми, преди те да ескалират в по-големи проблеми.

Без реалистични прогнози, вие вземате бизнес решения на сляпо и просто се надявате те да се осъществят.

Ако тепърва започвате, изготвянето на прогнози в началото като част от процеса на бизнес планиране е изключително важно. Въпреки това може да бъде и трудно, тъй като започвате от нулата. За нови бизнеси просто трябва да се върнете към вашите прогнози, тъй като всяка итерация ще ги прави все по-точни. Ако имате нужда от повече информация за това как да изготвяте прогнози, нашият списък с ресурси за прогнозиране трябва да ви помогне да започнете.

Подгответе се за неочакваното

Нещата рядко протичат толкова гладко, колкото в бизнес плана. Ако го направиха, всички щяхме да сме милионери.

Дори най-уредените индустрии могат да издържат на сеизмична промяна. Искам да кажа, просто помислете за световната финансова криза, която доведе до кризи в автомобилния сектор и жилищния сектор. Неочакваните събития са естествени и това е нещо, за което фирмите трябва да са подготвени.

За съжаление, твърде често плановете предполагат, че бизнесът ще постигне всяка цел и няма да претърпи неуспехи. Те просто предполагат, че всичко ще работи перфектно и пренебрегват изграждането на финансова свобода.

Когато нещо се обърка (и нещо ще се объркат), идеалистичните режисьори внезапно откриват, че нямат пари или ресурси, за да се адаптират и да оцелеят.

Когато пишете своя бизнес план или стратегия за възстановяване, трябва да създадете място за въртене навсякъде, където можете да си го позволите.

Ако нещата започнат да се объркват (а надявам се, че няма), ще сте благодарни, че сте се подготвили за това.

Потърсете помощ, когато нещата се объркат

Ако вашият бизнес започва да се бори, моментът да потърсите помощ е точно сега. Не след десет месеца, когато сте заключени в низходяща спирала. Колкото повече време има вашият синдик да работи, толкова по-вероятно е да постигнете успешен резултат.

Като сте подготвени, имате план и имате предвид дестинацията на вашия бизнес, вие ще можете да издържите труден момент, ако ви се случи.