Научете как работи цифровият подпис

Може би сте чували за цифровия подпис!

В края на краищата, в настоящия контекст на пазара на труда, в който технологията се прилага към най-разнообразни процеси, дори извършването на прости дейности може да бъде още по-лесно.

Това се случва в случая с цифровия подпис.

Нека разгледаме следното: всеки път, когато отпечатан документ трябва да бъде валидиран, той трябва да бъде подписан, нали?

Този подпис гарантира чрез самоличността на издателя на документа, че той не е измамен и че никой не е вреден чрез подписа. Това е много важно за преговорните процеси между две компании например, при които и двете страни трябва да подпишат договор, за да защитят задълженията си и да защитят интересите си.

Както при всеки печатен документ, цифровият подпис работи като гаранция, че издателят на документ в процес на онлайн преговори е този, за когото се представя. С други думи, цифровият подпис е начин за физическо лице, институция или уебсайт да докажат своята самоличност в цифрови медии и в интернет.

По този начин лицето, което е издало документа, може да докаже своята самоличност чрез използването на цифровия подпис и има няколко ресурса, които могат да бъдат проверени, за да се гарантира, че подписът е автентичен.

И защо това е важно за вашата компания?

Е, защото в контекст, в който пазарът на труда непрекъснато се модернизира и залага на технологични решения за решаване на ежедневни задачи, все по-често организациите ще инвестират в ресурси като цифрови подписи. И затова е много важно да разберете какво представлява и как работи.

За това, на моята работа събра в тази статия основната информация по темата!

След това ще можете да разберете какво представлява цифровият подпис, какви са основните му характеристики, какви са стъпките за получаване на цифров подпис и много други!

Хареса ли? Така че елате с нас!

Какво представлява цифровият подпис?

Цифровият подпис е технология, която използва криптиране за удостоверяване на електронни документи (като PDF файлове), като гарантира тяхната цялост и сигурност.

Цифровият подпис идентифицира подписалите електронния документ чрез използването на криптографски ключове на цифров сертификат, като в същото време придава правна валидност на документа и защитава информацията, включена в процеса.

Следователно цифровият подпис е просто частен цифров ключ, който приема правната валидност и законността на обикновения подпис на хартия.

Как работи цифровият подпис?

Вместо традиционния подпис на хартия, цифровият подпис, както обяснихме, работи като криптиран ключ. Такъв ключ, когато бъде генериран, става изключителна собственост на подписалия, който също има цифров сертификат, за да докаже собствеността върху ключа,

Цифровият сертификат от своя страна се подписва от Сертифициращ орган, който не е нищо повече от лице, на което както подписващият, така и получателят на документа имат доверие. Това е всичко, за да се гарантира автентичността както на цифровия подпис, така и на сертификата.

Има ли цифровият подпис правна валидност?

Временна мярка 2,200/2001 регламентира подписването на електронни документи и цифровото удостоверяване. В допълнение, той също така създава бразилската инфраструктура за публичен ключ – ICP Brasil.

Според депутата електронните документи, които са цифрово подписани (чрез цифров сертификат) имат същата юридическа автентичност като документите, подписани ръчно на хартиен носител и подписани в нотариални кантори.

По този начин, ако някой цифрово подписан документ бъде оспорен пред съдебните органи, надделява презумпцията за законност. Тоест в този случай страната, която оспорва истинността на документа, трябва да докаже, че е бил измамен, тъй като цифровият подпис е правно защитен.

Кои документи могат да бъдат цифрово подписани?

Цифровият подпис вече се използва широко в сектори на Човешки ресурси, счетоводство, здравеопазване и право и може да се прилага в най-разнообразни формати и видове електронни документи. Някои примери са:

• Договори с клиенти, доставчици, партньори, франчайзи и доставчици на услуги;
• точково огледало на служителите;
• Медицински доклади и досиета;
• сертификати и медицински рецепти;
• Пълномощни, процеси и протоколи;
• Онлайн транзакции като цяло;
• Застрахователни предложения и полици;
• Кредитни отстъпки;
• между другите.

Какви са предимствата на цифровото подписване на документи?

Представете си ситуация, в която трябва да бъде подписан договор между две фирми, които се представляват чрез CNPJ, тоест те са юридически лица.

Ако двете компании трябва да сключат сделка за предоставяне на услуги, например, ще е необходимо да се подпише договор, който да съдържа задълженията и правата на страните, както и други елементи от сключеното споразумение. Всичко това, за да защитим интересите на организациите, без да застрашаваме изпълнението на договорените дейности.

За да бъде такъв договор валиден, са необходими поне два подписа: по един от всеки представител на всяка фирма. За целта ще е необходимо всеки от тези служители да инвестира време и енергия (а кой знае и пари за пътуване), за да отиде при нотариус за заверка на договора. В случаите, когато компаниите са разположени в различни градове, ситуацията би била още по-сложна и отнемаща време.

Тази ситуация е идеалният пример, който ще ви помогне да разберете ненужните усилия, които обикновено се инвестират в този тип задачи.

С цифровия подпис двете компании биха могли да разрешат целия този процес за минути, тъй като с него е възможно да имате същата правна сигурност като документ, подписан в нотариална кантора в електронен документ в PDF, DOC и др.

Сред другите предимства на използването на цифровия подпис в ежедневието на вашата компания са:

Оптимизация на процеса: И подписът, и обработката на документи са много по-бързи и по-гъвкави с цифровия подпис, тъй като всичко може да се направи през интернет и от разстояние.

Така не е необходимо да изпращате документи по пощата или да провеждате срещи между представители за сключване на договори, например, което спестява време, енергия и ресурси. В допълнение производителност на операциите се увеличава и архивирането на документи е по-лесно, което също помага при управление на документи от фирмата.

Намаляване на разходите и ресурсите: Намаляването на оперативните разходи е много важен момент. Чрез дематериализиране на документите, които се обработват ежедневно от компанията, намаляването на разходите за офис консумативи (като хартия, принтери, касети и др.) може да бъде намалено, а в някои случаи и напълно елиминирано.

Както споменахме по-горе, има и намаление на разходите с премествания и изпращане на файлове, както и възможност за инвестиране на енергия в други дейности.

Гаранция за законово съответствие: Практика, която все още е много разпространена сред компаниите, които искат да дигитализират и оптимизират процесите, но все още нямат цифров подпис, е да сканират хартиени документи, за да ги изпращат по имейл.

В тези случаи е обичайно да се използва дигитализиран подпис, който за разлика от цифровия подпис е сканирано или фотографирано изображение на необходимия подпис. Тази практика обаче не се препоръчва, тъй като освен че оставя информацията в документите изключително уязвима, въпросният документ няма правна валидност и може лесно да бъде оспорен.

По този начин цифровият подпис осигурява сигурност и правно съответствие на документа и е най-добрият начин за спазване на правилата за съответствие за адаптиране на компанията към процесите, които се случват в цифровата среда.

Как да получите цифров подпис?

Всяко лице или фирма може да закупи електронен подпис.

За целта заинтересованата страна (или представител) трябва да отиде при организация, упълномощена от Националния институт по информационни технологии – които са така наречените сертифициращи органи, които споменахме по-рано – и да поиска цифров сертификат.

Цифровият сертификат може да се съхранява от заявителя по два различни начина:

• Сертификат А1: валиден 1 година и може да се издава и съхранява на компютър или мобилен телефон;
• A3 сертификат: валиден от 1 до 3 години и може да се издава и съхранява в токени или смарт карти.

Има няколко вида сертификати и най-често срещаните са e-CPF за физически лица и e-CNPJ за юридически лица.

Последни съображения

Сигурно сте разбрали, че технологиите, прилагани в ежедневието на компаниите, носят все повече и повече предимства за вътрешното управление на бизнеса.

Нещо повече, когато се използват като съюзници в процесите на администриране на документи и управление на служителите, дигиталните и онлайн решения са мощни инструменти за увеличаване на резултатите на организацията и повишаване на ефективността на екипите, тъй като позволяват рутинните дейности да се извършват по по-ефективен начин. много по-бързо и по-удобно.

Цифровият подпис е само едно от многото решения, които улесняват ежедневното управление на бизнеса!

Други инструменти, като онлайн контрол на присъствието, се оказват все по-ефективни и ценни за административни процедури и управление на служителите.

Ако търсите решение за онлайн контрол на точките и ръководството на отдел „Личен състав“, елате и тествайте моята работа! Нашето решение ви позволява да контролирате присъствието на работното време на вашите служители онлайн, както и да наблюдавате работното време и годишен отпуск.