Онлайн контрол на точките във фирмите

Контролът на присъствието на служителите е реалност, присъстваща в ежедневието на компании от всякакъв размер. Независимо дали за спазване на трудовото законодателство, което определя необходимостта от часовник или за установяване на по-ефективен контрол на работния ден, часовникът може да донесе редица предимства както за организацията, така и за служителите. Онлайн отчитането на работното време е начин за следене на графиците на служителите, който е възприет от много компании.

Знаем обаче, че има много въпроси относно този метод на часовник: Как работи? Позволено ли е от закона? Как може да се приложи в компаниите? Какви са ползите от ежедневния бизнес?

С оглед разрешаване на тези съмнения, моята работа създаде тази статия с основната информация, която трябва да знаете за онлайн точката на контрол за ежедневните дейности на вашата компания, особено по отношение на най-добрите и модерни инструменти за извършване на този контрол, като например контролни системи точка онлайн.

Вижте повече по темата в четенето!

Защо проследяването на точки е важно?

Всеки ръководител на отдел персонал или предприемач е добре запознат с рутината за контрол и обработка на работното време на служителите. В края на месеца има редица проблеми за разрешаване, включително справяне с обосновки, грешки при отчитане на часовника, служители, които забравят да запишат часовете си и затваряне на ведомостта за заплати. Този процес е от съществено значение, за да се избегне надплащане на извънреден труд или дори други сериозни проблеми, включващи трудови дела.

Всеки път, когато отдел „Човешки ресурси“ наема служител, работното време и началните и крайните часове и почивките се определят в трудовия договор за този специалист. Работникът обаче ще има право на редица други обезщетения, определени от трудовото законодателство, като например заплащане на допълнителни нощни смени или извънреден труд, когато служителят трябва да работи извън определеното си работно време.

За да може отделът по човешки ресурси и другите мениджъри да докажат, че служителят е работил в часовете си (или извънреден труд, когато е приложимо), трябва да се направи някакъв вид запис и следователно точков софтуер е толкова важно, тъй като записва времето за влизане, почивка и излизане на служителите.

Как може да се направи точков контрол?

Има няколко начина, по които една компания може да контролира присъствието на своите служители. Все още е много обичайно за организациите да го използват цифрови часовници (REP) или дори един работен лист за контрол на точки. Въпреки това, въпреки че са често срещани, такива решения са склонни да бъдат все по-грешни, тъй като освен че не предотвратяват измами при записване, те позволяват да се правят много грешки. В допълнение, цените за придобиване на REP обикновено са много високи, което в крайна сметка се оказва недостатък или дори неосъществимо за много фирми.

Алтернатива, която все повече се възприема от няколко компании, е да се приеме онлайн контрол на точката, който е метод за записване на точка, който позволява срещите да се правят от устройство, което се свързва с интернет, като мобилен телефон, компютър, таблет , и т.н., като по този начин се премахва биометрични часовници и други неефективни решения. По този начин, накратко, основните причини много компании да приемат онлайн контрол на точките са:

• спестяване на пари (предимно за малки екипи);
• Контрол на външни служители (като търговски екип, например);
• Практичност на използване (в края на краищата е достатъчно компанията да има устройство с достъп до интернет, за да работи виртуалната точка).

Какви са видовете точкови доклади?

Има няколко отчета за точки, които могат да се използват и всеки от тях има различна функция:

• Честотен лист: е отчетът, който показва точките, отбелязани от служителите за даден период от време. Този отчет обаче показва само точките, валидни и одобрени от мениджъра, в допълнение към информацията за времето на влизане и излизане на служителя и общия брой отработени часове.
• точково огледало: този отчет показва всички точки, отбелязани от служителите за даден период от време и, за разлика от листа за присъствие, представя както валидни точки, така и корекции на точките.
• Резюме: Този отчет се изпраща на счетоводителя или счетоводната фирма всеки месец, чиято цел е да обработва заплати.
• AFD/AFDT: тези отчети се използват само за проверка от правителството и Министерството на труда и помагат да се гарантира, че присъствието на работното време се извършва правилно, без измами или други проблеми.

Какво казва законът за онлайн точков контрол?

Съгласно втория параграф на наредба 373 на Министерството на труда и заетостта (MTE) и с промените, направени след одобрението на MP на икономическата свобода, точковият контрол е задължителен за фирми, които имат брой по-голям или равен на 20 служители в техния персонал. Въпреки това, от 2011 г., с редакцията на Наредба 373 на МТЕ, е разрешен онлайн присъственият контрол във фирмите, което позволява на всяка фирма да възприеме метода, който предпочита за извършване на присъствен контрол на своите служители, стига той да е в съответствие с колективен трудов договор.

Тази мярка позволи на много компании, предимно малки и средни, да улеснят процесите си и да спестят със системи за отчитане на работното време, тъй като онлайн контролът за отчитане на работното време е не само по-евтин от традиционния часовник, но и спестява време всеки ден. ден на отговорните за наблюдението на този процес.

Какви са основните предимства на приемането на онлайн точков контрол?

Много от предимствата на приемането на онлайн система за отчитане на работното време в компаниите вече бяха споменати по-рано в цялата статия, но в този раздел ще навлезем по-дълбоко в тези аспекти.

• Приключване на заплатите: компаниите, които наемат счетоводители за извършване на процеса на приключване на заплатите, могат да извършат този процес много по-бързо и по-настоятелно, тъй като системата за онлайн отчитане на работното време генерира автоматично отчети, като избягва грешки.
• Пестене на време: онлайн системите за отчитане на работното време обикновено изчисляват извънредния труд, нощните смени и банковите часове за служителите на компанията, което избягва прекарването на време за такива дейности в края на всеки месец.
• Защита на данни: По принцип онлайн точковите системи съхраняват всички данни на компаниите, които ги използват в облака, което гарантира защитата на данните на организацията и лесното спасяване на тази информация при проблеми.
• Външни служители: виртуален точков контрол позволява на мениджърите да наблюдават работното време на служители, които не винаги работят в централата на компанията, какъвто е случаят с търговските екипи, например, или ръководители, които трябва да пътуват много от името на компанията. Онлайн система за отчитане на работното време позволява на тези служители да се регистрират дистанционно, тъй като всичко, от което се нуждаят, е устройство с достъп до интернет. Има много случаи, в които, въпреки че служителят няма достъп до интернет, поради сигнал или недостатъчен пакет данни на мобилния телефон, например, системата позволява уговорката да бъде направена офлайн.
• Безопасност: Мениджърите могат да създадат ограничения и мерки за сигурност, за да предотвратят измами при записване. Много системи позволяват ограничаване на часовника чрез геолокация, цифрови данни, разпознаване на лица и IP на компанията. Всичко това, за да се избегнат измами и, следователно, други трудови проблеми.
• Лесна инсталация: тъй като няма нужда да купувате традиционен часовник, когато приемате този тип решение, инсталирането на системата обикновено е много по-лесно и по-бързо, главно защото повечето онлайн системи за часовник могат да бъдат достъпни както от компютри, така и от мобилни телефони.

И какви са недостатъците на използването на онлайн точков контрол?

Има сравнително малко недостатъци при приемането на онлайн система за отчитане на работното време, но те съществуват. Сред тях са:

• промяна в организационна култура: в случаите на компании, които имат култура, която е толерантна към закъсненията, има възможност служителите да се оплакват от необходимостта да спазват предвидените графици в работния ден, което може да доведе до недоволство от страна на някои служители. Важното е всички да разберат, че контролна точка това е изгодно както за компанията, така и за служителя, тъй като този процес ще избегне трудови проблеми и за двете страни. Точковият контрол служи, за да направи този процес възможно най-практичен.
• Трудност на придържането: Разбираме, че компаниите с много голям брой служители може да имат по-големи трудности при внедряването на виртуално присъствие на работното време, главно поради съмнения, които могат да възникнат по време на процеса. Има служители, които не разбират как работи системата, не са свикнали с технологиите или просто забравят да правят точков запис в точното време, когато това се прави по мобилен телефон, например. Такива проблеми са често срещани и могат да доведат до по-дълго забавяне, за да могат всички да научат и да включат онлайн часовника в ежедневието си и това може да бъде решено или с подкрепата на фирмата-изпълнител (в случай на mywork имаме поддръжка на клиенти, която е винаги готов да помогне на компаниите по време на внедряването на онлайн отчитане на работното време) и с подкрепления от отдела по човешки ресурси относно необходимостта от правилно записване на отчитане на работното време.

Заключение

Онлайн контролът на точките е много ефективен инструмент за компании, които искат да модернизират и рационализират процесите на своя отдел „Персонал“ и „Човешки ресурси“. THE моята работа предлага онлайн система за контрол на присъствието, която позволява по-практично управление на ежедневието на отдел „Личен състав“ и улеснява други процеси, като плащане на извънреден труд, отпуски, времева банка и др. За да тествате системата mywork, просто щракнете върху тук.