Ползите от децентрализацията на човешките ресурси

Децентрализацията на човешките ресурси е тенденция, която нараства всеки ден в бразилските компании, тъй като това е процес, който позволява на мениджърите на този отдел да насочат вниманието си към най-важните дейности и стратегии за бизнеса.

Като цяло, децентрализацията на отдела за човешки ресурси прави професионалистите в областта по-гъвкави, които могат да се възползват от подобрения в управлението на хора и вътрешни процеси, както и повече възможности за технологични иновации, насочени към управление на рутините.

Но как работи процесът на децентрализация? Какво е необходимо, за да работи ефективно?

В тази статия ще ви помогнем да разберете повече за тази тенденция и как можете да я приложите в рутините на вашата компания.

Хайде?

Какво е децентрализация на човешките ресурси?

Както вече показва името му, децентрализацията на HR не е нищо повече от вземане на дейности, информация и данни, свързани с управлението на хора и други рутинни процедури, които са отговорност на HR, от едно място.

С други думи, процесът на децентрализация на човешките ресурси е форма на управление, която прехвърля и делегира някои функции на отдела за човешки ресурси на други лидери и мениджъри.

Нека сравним двете форми на управление: централизиран и децентрализиран HR.

В централизирания отдел „Човешки ресурси“ екипът отговаря за всички етапи от процеса на подбор и набиране на персонал, включително планиране, набиране, наемане и адаптиране на нови служители.

В допълнение, в този модел за управление на човешките ресурси отделът е отговорен и за някои административни и финансови процедури, като изплащане на заплати и обезщетения, програми за стимулиране и обучение на служителите, вътрешни маркетингови действия и др.

От една страна, централизираното управление на човешките ресурси дава по-голям контрол върху управленските процедури на професионалистите в отдела, което помага да се избегнат известни загуби в процесите на управление. Негативната страна обаче е бюрократизацията на рутините в сектора по отношение на останалата част от компанията.

В децентрализирания модел за управление на човешките ресурси обаче дейностите са по-разпределени между непосредствените ръководители на компанията, в система, в която екипът контролира собствените си процеси.

Тоест в тази структура всеки професионалист в екипа се фокусира върху административни функции, свързани с управлението на хора като начин за подпомагане на компанията като цяло.

Пример за това е прехвърлянето на процеса на обучение на нов служител към прекия ръководител на екипа, от който той ще бъде част, тъй като това премахва отговорността за обучението от отдел Човешки ресурси и гарантира, че служителят е подготвен за своето дейности от негов пряк отговорник.

Друг пример, който можем да цитираме, е прехвърлянето на отговорността за обработка на точките от HR специалистите към мениджърите на всеки екип.

По този начин всеки мениджър е отговорен за извършването на точковата обработка със своите подчинени и препращането на финализираните документи към HR. Същото се случва, когато служителите могат да се регистрират и наблюдават своите точки в онлайн приложение за контрол на точки. Този тип решение улеснява рутинното управление на работния ден.

Този сценарий помага на специалистите по човешки ресурси да спечелят повече време за планиране и разработване на действия и стратегии, насочени към увеличаване на конкурентното предимство на компанията на пазара на труда и вътрешната ефективност.

Децентрализирането на отдела за човешки ресурси също е начин за намаляване на тежестта на задачите на този сектор чрез прехвърляне на рутинни процедури и информация към други мениджъри, рационализиране на рутинните процедури за човешки ресурси.

По този начин децентрализацията на човешките ресурси дава повече гъвкавост и автономност на процесите и служителите като цяло.

Как да направите процес на децентрализация на човешките ресурси?

Децентрализирането на HR отдела е процес, който има няколко стъпки и изисква много планиране в компанията. Първата стъпка е да прехвърлите част от функциите по човешки ресурси и имайте предвид, че „прехвърлянето“ не означава непременно прехвърлянето им към друг отдел.

Прехвърлянето на функции може да се извърши с помощта на нови технологии, които автоматизират рутинни процедури, които преди са се извършвали ръчно, например, какъвто е случаят с внедряване на онлайн контрол на работното време вместо книга за работно време.

Онлайн точката дава място за много по-настоятелно и гъвкаво управление, при което мениджърите могат да идентифицират проблемите в екипите и да коригират грешките по-бързо.

Корекциите в записа на работното време и автоматичното издаване на ведомостта също са примери за дейности, които могат да се извършват по автоматизиран начин, допринасяйки за децентрализацията на ЧР.

В същото време, когато това облекчава отдела, децентрализацията също така демократизира достъпа до информация за цялата компания, като документи, времеви банки, разписки за плащане, проверка на времеви печати и др.

Някои съвети за децентрализация на отдела по човешки ресурси са:

• Приемете механизми, които избягват преработката;
• Намаляване на времето за обслужване при изпълнение на дейностите;
• Децентрализиране на вземането на решения;
• Използвайте инструменти за стандартизация на вътрешни процеси;
• Приемете системи, които улесняват вътрешната комуникация и взаимодействието на компанията с HR;
• Заложете на практики, които използват електронни формуляри и електронни таблици, които се попълват автоматично;
• Инвестирайте в рутинни инструменти за автоматизация.

Всички данни, до които мениджърите и служителите биха имали нужда от HR, се намират лесно, когато има децентрализация.

Фокусът е върху намирането на инструменти и алтернативи за улесняване или автоматизиране на управленски процедури, които отнемат много време от специалистите по човешки ресурси, което прави цялата компания по-автономна по отношение на сектора.

По този начин всички неповерителни данни могат да бъдат част от процеса на децентрализация на човешките ресурси и да бъдат споделяни с други мениджъри и служители, така че те да могат да управляват подходящите рутинни процедури.

Кои процеси на отдел Човешки ресурси могат да бъдат децентрализирани?

Отдел „Човешки ресурси“ има редица отговорности и задачи, които трябва да се изпълняват ежедневно, за да се осигури гладкото протичане на вътрешните дейности, изпълнението на задачите, изплащането на заплати и др.

Периодът на приключване на заплатите например е един от най-важните за организациите, които трябва да коригират фишовете за заплати на своите служители.

Когато този процес не е автоматизиран, HR специалистите са почти изцяло отговорни за тази дейност, която отнема много време.

По-долу можете да разгледате някои от дейностите, които могат да бъдат част от процеса на децентрализация на човешките ресурси:

• Чек Пойнт;
• Точково огледало;
• Точкова проверка;
• Банка часове;
• Доказателство за доход;
• Разписки за плащане;
• Длъжностни характеристики.

Когато служителите и мениджърите имат директен достъп до тази информация, за HR е по-лесно да се съсредоточи върху други дейности, които изискват повече внимание.

Какви са предимствата и недостатъците на децентрализацията на човешките ресурси?

След като вече знаете какъв вид дейност и информация могат да бъдат част от плана за децентрализация на отдела по човешки ресурси, време е да разберете повече за предимствата и недостатъците, които тази практика може да донесе на компанията.

Ползи:

• Повече автономия за мениджърите и лидерите;
• Повече креативност за решаване на проблеми;
• Оптимизиране на фирмените ресурси;
• Гъвкавост при предоставяне на информация за служителите;
• Намалена концентрация на оперативни задачи;
• Намаляване на продължителността на селекционните процеси;
• Намаляване на грешките в резултат на човешки грешки;
• Дебюрократизиране на дейностите;
• Използване на различни знания и опит на служителите;

Недостатъци

• Липса на единство при вземането на решения;
• Проблеми с оценката и отчетността;
• Трудност при контролиране на данни и информация;
• По-малко ефективна комуникация;
• Информационни пропуски между служители, мениджъри и HR;
• Грешки в процеси, включващи познаване и спазване на трудовото законодателство.

Ясно е, че отделът за човешки ресурси няма да престане да бъде основен за компанията, когато тя избере децентрализация.

Точно обратното, установяването на рутинни процедури, които обхващат лидери, служители и HR, е неразделна част от този процес, за да се гарантира правилната циркулация на информацията и изпълнението на рутинните процедури в рамките на необходимите срокове.

Как технологията може да помогне в този процес?

Децентрализацията на човешките ресурси зависи почти пряко от приемането на нови технологии, тъй като голяма част от задачите, които могат да бъдат делегирани и изпълнявани по-лесно, са тези, които могат да бъдат извършени от система или софтуер.

Сред тези задачи можем да подчертаем по-специално контрола на присъствието и вертикалното управление на работното време на служителите. Такива рутинни процедури могат лесно да бъдат автоматизирани с електронни системи за присъствие или дори базиран на приложения контрол на присъствието. Приложението mywork за работно време и присъствие може да помогне много за децентрализацията на вашите човешки ресурси! Щракнете тук и го тествайте безплатно за 15 дни!

Освен това чрез технологиите компаниите улесняват обработката на данни, надзора на екипи и задачи, управлението на ресурсите и т.н. Важно е компаниите да идентифицират вътрешните процеси, които могат да бъдат автоматизирани, и да инвестират в инструменти, които опростяват изпълнението на тези дейности.