Проследяване на работното време: Изхвърлете догадките!

Проследяването на работното време е проблем, който все още повдига въпроси сред много специалисти по човешки ресурси и работодатели.

Има много фирми, които имат малко служители или които едва наскоро трябваше да помислят как да проследяват работното време на служителите, което може да бъде предизвикателство, когато се прави за първи път.

В тази статия ще ви помогнем да разберете най-добрите практики за проследяване на работното време в компаниите, както и основните правила, които трябва да знаете, за да управлявате правилно работното време. Добро четене!

Какво е проследяване на работното време?

Проследяването на работното време е рутина, която позволява на членовете на екипа и техните ръководители да разберат най-добрия начин за разпределяне на задачите ежедневно.

Широко използвано по време на разработването на проекти, проследяването на времето също е начин да се оцени дали организацията на екипите работи според наличността на време на всеки един или трябва да се коригира.

Добре направеното проследяване на времето помага да се определи колко време отнема извършването на определени дейности и помага да се оцени натоварването на служителите, така че никой да не бъде претоварен.

Това също е основна практика за доставчици на услуги, компании, които имат почасови служители и дори за фирми, които имат външни служители.

Какви са начините за проследяване на работното време?

Има много начини за проследяване на работното време, но въпреки това не всички от тях са ефективни или практични за компаниите.

Някои фирми избират да използват електронни таблици, като Excel, за да управляват работното време на своите служители, в допълнение към използването на този „ръчен“ контрол за изчисляване на извънреден труд, времеви банки и дни на отсъствие.

Този инструмент обаче може да бъде неефективен за компании, които имат няколко служители (а ако компанията има външни служители, управлението е още по-сложно!), тъй като има много информация, която трябва да се концентрира в електронна таблица.

Освен това този метод не е толкова сигурен, колкото дигиталните решения за проследяване на работното време, тъй като докато цифровите системи записват отработените часове, закъсненията, отсъствията и извънредния труд автоматично, ръчното записване позволява информацията да бъде въведена погрешно и дори измамно.

Ето защо най-добрият начин за проследяване на работното време е чрез инвестиране в онлайн отчитане на работното време и дигитални решения за управление на служителите. mywork, например, е цялостен дигитален инструмент за отчитане на работното време за улесняване на управлението на служителите във всички видове компании.

С mywork работодателите и професионалистите в областта на човешките ресурси могат да управляват работната рутина на своите служители по автоматизиран начин, като служителите се включват през мобилен телефон, таблет или компютър.

Работното време е напълно персонализирано, за да отговори на нуждите на всички компании, а изчисленията за извънреден труд, допълнителни часове, баланс на банкови часове и т.н. вече се извършват автоматично. Щракнете тук, за да тествате моята работа безплатно за 15 дни!

Какви са ползите от проследяването на времето?

Има редица предимства, които компаниите могат да спечелят от проследяването на работното време на служителите. След това ще подчертаем основните.

Наблюдавайте ефективността на екипа

Проследяването на работното време е практичен и интелигентен начин за проследяване на ефективността и нивата на производителност на служителите. Чрез организиране на рутините на екипите, като се мисли за най-доброто използване на времето, проектите са склонни да се разработват с по-голяма ефективност и да се фокусират върху доставките.

Така както лидерите, така и служителите могат да идентифицират кои са силните страни и точките, които трябва да се подобрят в ежедневната работа, в допълнение към посочването дали екипът има нужда от повече участници, за да се справи с обема от задачи.

Управлявайте различни формати на работа

Управлението на работното време позволява на компаниите да адаптират управлението си според различните работни формати на служителите. Можете да управлявате например:

Информацията за всеки работен ден може лесно да се организира със система за управление на работното време и това помага на компанията да има контрол върху рутините на всеки служител.

Това също улеснява контролирането на плащанията за служители, които имат алтернативни работни графици, като например тези, които работят нощем или през уикендите.

Управлявайте разходите и бюджета на компанията

Проследяването на работното време също улеснява управлението на разходите на компанията.

Може да изглежда странно, но наличието на информация за извънредния труд, повече или по-малко отработените часове, както и отсъствията и времето, необходимо за изпълнение на всяка задача, помага да се разбере колко инвестиции в даден проект или екип вече са използвани или добре изразходвани.

Наличието на точно записано работно време, в допълнение към управлението на работното време, също ви позволява да видите колко време наистина изисква даден проект или задача от служителите, което насочва към специфичните нужди на екипите.

Опростете административните задачи

Много компании, както вече споменахме, са склонни да контролират работното време на служителите с остарели или непрактични инструменти за ежедневно управление. Правилното събиране на данни може да направи голяма разлика в рутината на специалистите по човешки ресурси и дори на работодателите, които управляват служителите сами.

Съвременните решения за проследяване на работното време, с онлайн контрол на работното време и присъствие и онлайн управление на отпуските, предоставят на мениджърите точна, актуална информация и без риск от измама, което помага да се насочат административните усилия към наистина важни бизнес въпроси. .

Работниците също са склонни да възприемат подобрение в ежедневната си работа, когато информацията е добре обработена, тъй като грешките при плащанията, отпускането на обезщетения и договорените периоди на почивка са изключително намалени.

Ето защо е важно проследяването на работното време да се извършва правилно и за предпочитане автоматизирано. Така вашият екип може да се съсредоточи върху резултатите, а вие можете да се съсредоточите върху стратегиите, които ще изведат бизнеса ви на следващото ниво.