Регистрация на отдалечена точка: Как да изберете вашата?

Много компании избират безопасни и ефективни алтернативи за регистриране на служителите си от отдалечена точка. Това се случва по няколко причини, независимо дали са необходимостта да се контролира работния ден на служителите, които работят от вкъщи, да се контролира времето на шофьорите, външните служители (като екипа по продажбите) или просто да се резервира часът на пристигане. по-гъвкав и пъргав начин.

Ясно е, че регистрацията от отдалечена точка е много ефективно решение за компании, които имат няколко централи или франчайзи, например, тъй като позволява управление на смените на най-различни типове служители и в допълнение гарантира, че организацията спазва правилата, предвидени в Консолидацията на трудовото законодателство (CLT).

Знаем обаче, че търсенето на решение, което позволява регистрация на отдалечена точка, може да генерира няколко въпроса: Как работи регистрацията на отдалечена точка? Какво казва законът за този вид точков контрол? Как работят отчетите от системата за регистрация на отдалечена точка? Какви са основните предимства за компаниите, които приемат този тип запис на точки? Коя е най-добрата опция за регистрация на отдалечена точка на пазара?

С оглед на разрешаването на тези и други съмнения, които може да имат отговорните за управлението на работното време на служителите, ние от mywork подготвихме тази статия с основната информация за регистрацията на отдалечена точка и основните характеристики на този тип решения, в допълнение към предлагането съвети как да внедрите този тип управление на точки във вашата компания. Хайде?

Как работи регистрацията на отдалечена точка?

Трябва да знаете, че технологията осигурява редица промени в ежедневието на компаниите, главно по отношение на процесите на управление на администрацията. И регистрацията на отдалечена точка не изостава! Този тип управление на времето все повече се възприема от компании, които имат широк кръг служители, които работят навън или работят от вкъщи, например, тъй като позволява на служителите да записват време от всяко място.

Като цяло системите за отдалечено часовник могат да бъдат достъпни от различни устройства, като мобилни телефони, таблети и компютри, за да позволят на служителите да отчитат часовника лесно и ефективно.

Системата за регистриране на отдалечени точки на mywork например има индивидуално приложение, което може да бъде изтеглено от всеки служител, и с приложение за режим на фиксиран часовник, което може да бъде изтеглено на таблет, например, и позволява на всички служители да регистрират време на едно и също място. Системата mywork също така записва геолокацията на служителите при влизане и позволява на мениджърите да очертаят виртуална ограда, извън която служителите не могат да се регистрират. Всичко това, за да гарантира сигурността на процесите и да предотврати измами.

Централната точка на регистрацията на отдалечена точка е, че както мениджърите, така и служителите могат да управляват работното време по много по-лесен и практичен начин, благодарение на гъвкавостта, предлагана от системата. По този начин инвестирането в система за регистриране на отдалечени точки не означава, че мениджърите ще загубят възможността да следват пътуването на служителите, напротив! Този процес ще бъде много по-бърз.

И какво казва законът за регистрация на отдалечени точки?

Добри новини! Освен предлаганата практичност, регистрацията на дистанционна точка е 100% разрешена от закона! Наредба 1510, създадена през 2009 г., определя, че фирмите с повече от 20 служители са длъжни да извършват отчет на работното време с електронна система за присъствие (SREP), а Наредба 373 на Министерството на труда и заетостта, създадена през 2011 г., определя основните правила за „алтернативни методи за контрол на работното време“. По този начин наредба 373 на MTE казва, че компаниите могат да приемат алтернативни системи за контрол на точката, като например точката през мрежата. С цялата цифрова трансформация, която се случва на пазара на труда, стана необходимо да се оптимизират процесите и да се направят рутинните процедури на отдела за персонал продуктивни.

По този начин регистрацията от дистанционна точка може да се реализира в компании без големи усложнения, стига избраната система да следва определени правила:

По никакъв начин системата за часовник не може да ограничи служител да удари часовника. Целта на това правило е да попречи на служителите да бъдат възпрепятствани да записват дължимия извънреден труд, например, или други точки в пътуването, които биха довели до допълнителна компенсация. Това също така предоставя на мениджърите по-голям контрол върху закъсненията, контрол на отсъствията или възможни отстъпки в заплатите.

Съгласно правилата на Наредба 373, служителите не могат да бъдат автоматично отстранени. Това се случва, за да попречи на системата да регистрира ненужни точки, които всъщност не отчитат отработените часове от служителите.

• Без предварително разрешение за извънреден труд

По същия начин, по който системата не може да попречи на служителите да записват точки, системата не може да изисква служителите да имат предварително разрешение от мениджъра да записват извънреден труд. Системата може да информира мениджъра за записа, но никога да не блокира часовника на служителя.

Точките, записани в системата от служители, при никакви обстоятелства не могат да бъдат променяни или манипулирани. Всички корекции или корекции, които трябва да бъдат направени, трябва да се извършват само върху огледалото на шева.

Всички правила, посочени по-горе, са предвидени в Наредба 373 на МТЕ, за да се гарантира сигурността на процеса на дистанционна регистрация на часовника и да се предпазят работниците и ръководителите от възможни проблеми, свързани с отчитането и управлението на работния ден.

Освен това е важно при договаряне на решение за регистрация на отдалечена точка компанията да е одобрила използването на новата система в колективния договор на професионалната категория в своя район (ако има такъв), за да се избегнат трудови проблеми.

Как работят отчетите по тази точкова система?

Една от основните функционалности на системата за дистанционен контрол на точки е докладването на точки. В този тип отчет всички точки, отбелязани от системата за запис на точки, се показват на мениджъра и цялата съществена информация за приключване на месечната ведомост се изчислява автоматично. По този начин системата извършва изчисления на отработени часове, извънреден труд, извънреден труд и допълнителни нощни смени автоматично, което спестява много време на отговорните за тези процеси мениджъри на отдел Човешки ресурси.

Обикновено отчетите се отпечатват за подписване на служителите и след това се връщат в отдела по човешки ресурси, за да бъдат изпратени на счетоводителите, отговорни за процеса на изплащане на заплатите.

Какви са предимствата за компаниите, които приемат този тип регистрация?

Извършването на дистанционна регистрация предлага редица предимства не само за фирмите, но и за служителите. Използването на този тип отчитане на работното време гарантира по-голяма сигурност при улавянето на информация, а гъвкавостта при извършване на отчитане на работното време навсякъде позволява на служителите да работят дистанционно, без да се притесняват от наблюдението на работното време.

Този тип система дори е тенденция в управлението на рутините на служителите, тъй като все повече професионалисти работят от вкъщи. Всички тези фактори намаляват оперативните разходи на компаниите и водят до повишаване на ангажираността и продуктивността на екипите.

По-долу са изброени други основни предимства, предлагани от регистрацията на отдалечена точка в предприятия:

• Достъп до информация в реално време

Постоянното развитие на нови технологии за дистанционен контрол на точките позволява достъп до информацията в реално време от мениджърите, т.е. вече не е необходимо да се чака затваряне на ведомостта, за да се провери информацията. С помощта на системата за отдалечени точки можете да получите достъп до система, която позволява на компанията и отговорните мениджъри да следят работния ден на служителите в реално време, по всяко време на денонощието.

Преди появата на алтернативни системи за отчитане на работното време компаниите имаха празнина на рискова сигурност, тъй като те трябваше да разчитат на добрата воля и коректността на служителите, за да могат отработените часове да бъдат отчетени коректно, тъй като проверката беше много по-несигурна. По този начин, ако работникът случайно или умишлено регистрира неправилна точка, беше много трудно да се докаже грешката. Със системата за отдалечена регистрация на точки, още повече с опциите за геолокация, е възможно мениджърите да знаят къде точно е маркирана точката, както и часовете им.

• Прозрачност в управлението

Тъй като системата регистрира точките на служителя и съхранява данните за работния ден, както компанията, така и служителят могат да имат достъп до информация относно работния ден, което позволява наблюдение на отработените часове и други важни фактори. от пътуването се наблюдават по съвместен, прозрачен и сигурен начин, тъй като позволявайки на служителите да имат достъп до данните от тяхното пътуване, това повишава доверието между страните и прозрачността на професионалните взаимоотношения.

В рамките на отдела за човешки ресурси вземането на решения и управлението на процесите обикновено трябва да се извършва бързо и гъвкаво, като винаги се взема предвид наличната информация в системите за управление. Системата за регистриране на отдалечени точки позволява събирането на съществени данни за управлението на екипите и вътрешните процеси на компанията.

И кое е най-доброто решение за запис на време на пазара?

В момента отделът по персонала трябва да разчита на технологията като съюзник, за да бъде по-ефективен. Ръчното регистриране на служителите, плащането на извънреден труд, изчисляването на обезщетенията при напускане, ведомостите за заплати и контролирането на часовете на служителите са практики от миналото. И за да извършвате такива процеси по-ефективно и безопасно, най-доброто решение е моята работа!