Ръководство за приемни документи

Знаете ли кои са основните документи за прием?

Моментът, в който служителят бъде нает, винаги е пълен с нова информация, която трябва да бъде обработена от отдела по човешки ресурси на компанията.

В края на краищата, след процес на подбор, в който беше необходимо да се срещнем с кандидатите и да изберем профила, който най-добре отговаря на компанията, все още е необходимо новият служител да се интегрира в работните рутини и да се обработи дълъг списък от задължителни документи за официално наемане .

И тъй като този момент има тенденция да бъде голяма радост както за професионалиста, който прегръща нова възможност, така и за компанията, която получава нов талант, често се случва известно объркване по време на администрирането на документите за прием.

Дори най-опитните мениджъри в процесите на наемане могат да бъдат объркани относно цялата документация, която трябва да бъде подписана от професионалиста и организацията.

Това се дължи главно на факта, че оформянето на трудовия договор е сложно и изисква редица предпазни мерки във връзка с трудовото, данъчното и осигурителното законодателство. – И всички те имат много подробности, които трябва да се спазват.

Документите за прием, освен че са първата стъпка за официално наемане, съдържат и ключова информация за служителите, които се присъединяват към компанията и трябва да бъдат актуализирани правилно.

Цялата тази документация също играе решаваща роля за счетоводството на компанията, за данък върху доходите, за професионалната история на работника, наред с други фактори.

Сигурно вече сте разбрали, че документите за прием са изключително важни в ежедневието на компаниите, нали?

THE моята работа ще ви помогне да разберете всички подробности относно всички документи, които трябва да бъдат поискани и обработени при наемане на нови служители. Ние също така ще ви помогнем да разберете как е възможно да организирате такава информация правилно и в рамките на закона.

Хайде?

Какво представляват документите за прием?

Документи за прием са всички записи и информация от професионално и лично естество на служителя, които се изискват по време на наемането.

Тази информация служи за идентифициране на професионалиста и обикновено включва данни за гражданския живот на работника, което позволява на компанията да го опознае по-добре.

По време на наемането се изисква и известна информация за лицата на издръжка на служителите, тъй като е от съществено значение за отпускането на определени обезщетения. трудови правакакъвто е случаят със семейната заплата и издръжката например.

Какви документи са необходими за наемане на служител?

Има голяма поредица от документи, които могат да бъдат поискани от компаниите при наемане на служител и те могат да варират в зависимост от размера на компанията, професионалната категория на работника, сектора на компанията и т.н.

Някои от документите, които може да са необходими, са:

• Работна карта и социално осигуряване (CTPS) оригинал и копие;
• Копие на лична карта;
• Копие от CPF;
• Снимки (обикновено 3×4);
• Доказателство за адрес;
• Избирателна лична карта (за лица над 18 г.);
• Копие от документ за образование
• Акт за раждане (ако служителят е неженен);
• Удостоверение за брак (ако служителят е женен);
• Записване в PIS/Pasep;
• Професионална регистрация, издадена от професионалния орган;
• Удостоверение за военен набор или запас (за мъже от 18 до 45 години);
• удостоверение за Професионална медицина (АСО), издава се след кандидатстудентските изпити, разходите за които са за сметка на работодателя.
• Копие от акт за раждане на деца до 21 години;
• Сертификат за ваксинация на деца под 7 години;
• Доказателство за посещаване на училище на деца над 7 години;
• Ако професията изисква работа с МПС, трябва да се представи шофьорска книжка;
• Удостоверение за инвалидност на детето, ако има такова.

Какви са документите за прием на стажанти и млади чираци?

Наемането на стажанти и млади чираци изисква поредица от документи, които са малко по-различни от тези, необходими за наемане на ефективни професионалисти.

За наемане стажанти:

• Лична карта (ЛК);
• CPF;
• Училищни записи;
• Удостоверение за посещаване на учебно заведение;
• Срок на стажантски ангажимент (TCE), който е договор, който съдържа цялата информация за стажанта, неговите права и задължения, функциите, които ще изпълнява, размер на стажантската стипендия, период на наемане и др.;
• Доказателство за адрес.

В случай на наемане млади чираци:

• Лична карта (ЛК);
• CPF (документът на настойника може да се използва, ако чиракът е под 18 години);
• Работна карта;
• Удостоверение за завършено средно образование (ако има такова);
• Удостоверение за посещаване на училище или учебно заведение.

Също така е важно да се отбележи, че и в двата случая компанията е длъжна да определи и спазва работното време на договорените стажанти и чираци, тъй като такива позиции могат да имат различни графици от тези на ефективните служители.

Стажантите например могат само да изпълняват 6 часов работен ден дневно, общо 30 часа седмично. Това трябва да бъде посочено изрично в записа на договора.

Има ли документи, които не могат да бъдат поискани за прием?

да По същия начин, по който има документи, които трябва да бъдат поискани от компанията в процеса на прием, има документи, които компанията не може да изисква.

Според законодателството такива документи са:

• отрицателно удостоверение за трудови дела, документ, който доказва липсата на трудови дела от работника;
• Данни за съдимост, освен в случаите, когато въпросната свободна длъжност е свързана с престъпление;
• Изследвания, които доказват стерилизация или бременност;
• тестване за ХИВ;
• Записи за наличието или липсата на дългове на името на работника (като отрицателно удостоверение от Serasa, SPC или протестен нотариус).

Изискването на такава информация по време на наемането е забранено, тъй като това представлява дискриминационно и неудобно действие от страна на работника, което може да навреди на имиджа на професионалиста на работното място.

Също така е важно да се подчертае, че компаниите, които по каквато и да е причина изискват такива документи за приемане на нови служители, са обект на потърпевши трудови дела и плащането на глоби.

Откъде да започна обработката на документи за прием?

След като компанията получи документите за прием, първото нещо, което трябва да направите, е да регистрирате новия служител в персонала и това трябва да стане преди започване на дейността на специалиста в организацията.

Това е необходимо, тъй като по закон наетият работник не може да започне дейност, ако не е регистриран по надлежния ред във фирмата и за целта е необходимо да попълни:

• картата за работа и социална сигурност (CTPS);
• Договор за опит;
• точков запис;
• Формуляр за кандидатстване за семейна заплатакогато е необходимо;
• Срок на отговорност за отпускане на семейната заплата, когато е необходимо;
• Декларация за лица на издръжка за целите на данъка върху дохода
• Формуляр за регистрация на служител

И какъв е срокът за извършване на такива записи?

Според закона 5.5538/68, компанията не може да съхранява документите на работниците повече от пет дни, дори и в случаите на заверени копия. По този начин цялата информация за наетия служител трябва да бъде надлежно регистрирана през този период.

В допълнение, на член 29 от Консолидацията на трудовото законодателство (CLT) определя, че регистрацията на новото трудово правоотношение в трудовата карта на специалиста трябва да се извърши в рамките на 48 часа. Същият срок важи и за връщането на документа на работника.

Вижте повече информация за тези правила:

Изкуство. 29. Работодателят ще разполага със срок от 5 (пет) работни дни, за да запише в CTPS, по отношение на работниците, които наема, датата на приемане, възнаграждението и специалните условия, ако има такива, като по избор приема ръчна, механична или електронна система , съгласно указания, издадени от Министерството на икономиката. (Редакция от Закон № 13.874 от 2019 г.)

8-ми Работникът трябва да има достъп до информацията в своя CTPS в рамките на период до 48 (четиридесет и осем) часа от нейното въвеждане. (Включено в Закон № 13,874 от 2019 г.)

И как да организирам приемните документи в моята фирма?

Сигурно сте разбрали, че документите за наемане изискват много внимание от страна на компаниите, тъй като правилната обработка на тази информация е съществена част от наемането на всеки служител.

Организацията е основна част от тази рутина в отдела по персонала и затова ще ви дадем няколко съвета как специалистите по човешки ресурси могат да оптимизират управлението на тези данни.

Проверете цялата необходима информация за всеки прием:

Всяка компания ще има различен процес на наемане, тъй като всяка професионална категория и сектор изисква специфична информация за наемане на служители.

Поради тази причина първата стъпка (и една от най-фундаменталните) е специалистът по човешки ресурси, отговорен за документите за прием, да знае изискванията за наемане и документацията, която трябва да бъде поискана за всеки специалист.

По този начин е възможно да се направи контролен списък с цялата информация, необходима за регистриране на нов служител в организацията, което ускорява процеса.

Създайте протокол за обработка на информация

С всички документи в ръка е необходимо да се създаде протокол за коректна обработка на цялата информация от професионалиста.

По този начин компанията трябва да организира реда, по който ще се обработват документите в съответствие със законодателството, с времето, необходимо за проверка на данните, с вътрешни изисквания, наред с други фактори.

Организирането на протокол, който може да се следва при всяко наемане, прави приемните процедури много по-плавни и разбираеми за целия отдел по персонала и за служителите.

Поискайте информация и документи за прием предварително

Веднага след като професионалист бъде одобрен в процес на набиране и подбор, отделът по човешки ресурси трябва да изпрати документ, изискващ цялата информация, която ще е необходима за регистрацията на служителя в компанията.

Наличието на ясен и директен канал за комуникация с успешния кандидат в процеса на подбор е от съществено значение за всички документи да бъдат споделени навреме.

Използвайте технологията във ваша полза

Има редица ресурси, които могат да се използват за оптимизиране на процедурите за управление на документи и друга информация, свързана с работното време на служителите.

Има инструменти, които позволяват сканиране на документи, което позволява правилното и безопасно съхранение на документите за прием. По същия начин има цифрови решения, които улесняват ежедневното управление на работните рутини за служителите, наети от организацията.

Пример за такъв тип решение е онлайн точковият контрол. Този тип инструмент позволява на мениджърите да наблюдават отработените часове от служителите в реално време от приема, в допълнение към улесняването на управлението на извънреден труддопълнителни и други фактори, които оказват влияние върху възнаграждението.